Một sự kiện được coi là thành công, gây ấn tượng tới khách hàng là phải đem đến cho họ những cảm xúc bất ngờ, truyền tải thông điệp của sự kiện. Dưới đây là 5 yếu tố để tạo nên một sự kiện ấn tượng.

1. Tiêu chí để đánh giá một sự kiện thành công và gây được ấn tượng

Sự kiện đó trước tiên phải đem tới cho khách mời một “cảm xúc đẹp”. Khách mời phải cảm thấy sự bất ngờ, truyền tải thông điệp một cách mạnh mẽ và ấn tượng nhất. 

Tổ chức mỗi một sự kiện phải lồng ghép một thông điệp nhất định. Là người tổ chức, bạn phải khôn khéo nếu không chương trình của bạn sẽ nhanh chóng bị lãng quên bởi hàng tá những thông điệp truyền thông khác.

Người tổ chức có kinh nghiệm sẽ biết bố trí sự kiện ấn tượng, phân bố diễn biến chương trình vào những thời điểm thích hợp nhất.

Vậy, làm thế nào để tạo được một sự kiện ấn tượng:

1.1. Trải nghiệm nhìn tận mắt của khách mời

Mỗi sự kiện phải được bài trí theo một chủ đề hoặc màu sắc hài hoà, thông điệp rõ ràng. Sự kiện đó sẽ dễ dàng gây sức hút lớn đối với khách hàng ngay từ khi bước chân đến tham dự sự kiện.

1.2. Trải nghiệm được nghe tận tai

Âm thanh trong sự kiện cũng là một yếu tố rất quan trọng. Trước tiên, bạn cần phải tìm hiểu sự kiện đó thuộc lĩnh vực nào, đối tượng tham gia là ai, số lượng nhân sự bao nhiêu,.. Sau đó, người tổ chức sẽ nắm bắt được và lựa chọn giai điệu đáng nhớ và khắc sâu được vào tâm trí khách hàng.

1.3. Trải nghiệm được chạm tận tay vào

Đây là cách rất hiệu quả để quảng bá cho một sản phẩm. Việc khách hàng nhìn sản phẩm sẽ nắm bắt được hết thông tin và thông số của sản phẩm. Khi trải nghiệm trực tiếp, khách hàng sẽ gia tăng sự phấn khích và tò mò về sản phẩm.

2. Yếu tố tạo nên một sự kiện ấn tượng

2.1. Chủ đề “đắt giá”

Sự kiện nào cũng vậy, chủ đề luôn là yếu tố quan trọng, xuyên suốt một sự kiện. Chủ đề dường như định hình cho toàn bộ chương trình diễn ra của sự kiện.

Để tạo nên một chủ đề thành công, doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ về những thượng đế của mình. Từ đó, người tổ chức bắt buộc phải:

• Nắm rõ tâm lý khách mời.
• Mục tiêu của sự kiện, giúp doanh nghiệp đi sát với mục tiêu sự kiện đề ra. 

2.2. Key moment ấn tượng

Key moment hay chính là khoảnh khắc ấn tượng, đây là khoảnh khắc quan trọng của mỗi sự kiện. Key moment là điều mà mỗi người tổ chức sự kiện phải hướng tới, phải đặt trọng tâm ngay từ đầu.

Khoảnh khắc ấn tượng sẽ tạo nên sự sống còn của sự kiện. Nếu không có khoảnh khắc ấn tượng, thu hút với khách hàng thì sự kiện dễ trở nên nhàm chán, không gì nổi bật.

Tuy nhiên, yếu tố này không hoàn toàn quyết định việc thành bại của một sự kiện. Key moment chỉ thực sự quan trọng khi bạn biết lấy nó làm điểm nhấn của toàn bộ sự kiện. Nếu công ty cứ cố gắng làm mọi thứ đều đặc sắc, nổi bật thì rất có thể sự kiện đó sẽ trở nên nhạt nhoà, không có điểm nhấn.

2.3. Kịch bản hấp dẫn người tham dự

Trên thực tế, nhiều chương trình để lại ấn tượng sâu sắc cho người tham sự nhờ vào kịch bản độc đáo, hấp dẫn. Chương trình phải có kịch bản, nội dung tốt, chất lượng tốt, diễn đạt rõ ràng, chắc chắn sẽ gây ấn tượng

Để có được điều đó, công ty đòi hỏi phải thật sự nổi bật, có khả năng dẫn dắt tốt, gần gũi với tâm lý khách mời.

2.4. Thiết kế độc đáo, chuyên nghiệp

Thiết kế độc đáo, chuyên nghiệp sẽ lôi cuốn khách mời ngay từ chi tiết đầu tiên, tạo hiệu ứng mạnh mẽ về thị giác. Những lời nói mĩ miều, trau chuốt đôi khi không bằng các hình ảnh chân thực, ấn tượng.

Công ty, doanh nghiệp cần tìm kiếm với những đối tác thiết kế thi công tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Bởi những công ty này sẽ nhanh chóng nắm bắt được những yêu cầu và ý tưởng bạn đưa ra.

Việc thiết kế: hình ảnh, banner… phải được chuẩn bị một cách kĩ lưỡng, gây ấn tượng với khách tham dự.

2.5. Địa điểm phù hợp

Địa điểm cũng đóng vai trò quan trọng đến sự thành công của các sự kiện. Một địa điểm đẹp, rộng rãi sẽ tạo cảm giác thoải mái, tận hưởng cho khách mời.

Một chương trình cuốn hút, tỉ mỉ chi tiết đến đâu nhưng nếu lựa chọn địa điểm không hợp lý cũng có thể khiến khách mời có ấn tượng xấu về sự kiện.

• Một số lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiện ngoài trời
• Vai trò của tổ chức sự kiện trong hoạt đông của doanh nghiệp