Cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện tốt nhất

Bất kỳ sự kiện nào muốn thành công đều phải có một bản kế hoạch chi tiết, cụ thể và tỉ mỉ nhất. Có thể nói bản kế hoạch chính là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công hay thất bại của sự kiện. Nếu bạn lập bản kế hoạch tốt thì bạn đã chiếm 70% sự thành công. Với kinh nghiệm hơn 10 năm hoạt động; Đại Lâm sẽ chia sẻ cho các bạn cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện tốt nhất.

  1. Xác định loại sự kiện, mục đích cho sự kiện

Đầu tiên bạn cần xác định là loại sự kiện mà bạn muốn tổ chức là gì: lễ khai trương – khánh thành, hội nghị khách hàng, lễ ra mắt sản phẩm mới… Khi bạn xác định được loại sự kiện bạn muốn làm; bạn sẽ biết chính xác những hạng mục mà bạn cần phải làm.

Công việc kế tiếp chính là xác định mục đích và mục tiêu của sự kiện. Đây là một khâu rất quan trọng. Bạn cần có mục đích và mục tiêu cụ thể để lên được bản mẫu kế hoạch chuẩn xác nhất.

Ví dụ: bạn cần ra mắt sản phẩm mới của công ty. Mục đích bạn xác định: đưa thương hiệu và tên sản phẩm đến tất cả người tiêu dùng miền bắc. Mục tiêu: 150 khách mời – khách đi đường ghé thăm sự kiện; 200 bài khảo sát ý kiến; 50 người dùng thử sản phẩm….

  1. Xác định đối tượng của sự kiện

Đây là một bước rất quan trọng, là cơ sở để lập kế hoạch cho sự kiện.

Với nhóm đối tượng tham gia (nhân sự cho sự kiện): MC, PG, PB, nhóm nghệ thuật, múa hát, thi công trang trí…  thì cần chuẩn bị kỹ kịch bản; lời dẫn MC, nhân sự và trong quá trình tổ chức cần giám sát chương trình cẩn thận.

Nhóm đối tượng tham dự: đây chính là những khách mời của sự kiện và những khách qua đường muốn ghé thăm. Bạn cần chắc chắn những khách mời nào sẽ tới tham dự, hãy gửi thư mời trước sự kiện một tuần cho khách và trước 2 ngày diễn ra sự kiện hãy gọi điện để xem phản hồi của khách mời để chốt danh sách.

  1. Xây dựng thông điệp sự kiện

“Thông điệp sự kiện” không chỉ đơn thuần là thông điệp của buổi sự kiện mà chính là thông điệp truyền thông sẽ theo suốt sản phẩm/dịch vụ/công ty/cửa hàng đến vòng đời cuối cùng của nó. Vì vậy mà doanh nghiệp cần xây dựng một thông điệp truyền thông rõ ràng.

Mỗi sự kiện cần hướng tới một chủ đề nhất định, bạn có thể tận dụng vào các dịp lễ tết, ngày kỷ niệm… để kết hợp với thông điệp của sự kiện nhằm truyền tải mạnh mẽ hơn đối tượng khách hàng tập trung hay cho cộng đồng.

  1. Xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện

Sau khi lên được thông điệp của sự kiện; bạn cần xác định được thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện. Xác định mọi việc càng sớm càng tốt vì thời gian và địa điểm sẽ được ghi trong giấy mời dành cho khách mời và trong việc xây dựng kế hoạch truyền thông cho sự kiện.

  1. Xây dựng chương trình tổ chức

Bản cần phải xây dựng một khung chương trình tổ chức sự kiện sẵn, càng tỉ mỉ càng chi tiết càng tốt. Việc xây dựng khung chương trình dựa trên những tư liệu có sẵn ở phần trên.

Lên kế hoạch viết kịch bản (cách sáng tạo kịch bản tổ chức sự kiện); làm ý tưởng chủ đề, lời dẫn MC, mẫu thiết kế sân khấu, thiệp mời…

Liên lạc và chuẩn bị nhân sự, trang thiết bị đầy đủ cho chương trình.

6. Truyền thông cho sự kiện

Để sự kiện được nhiều người biết đến và tham dự thì bạn cần phải có kế hoạch truyền thông cho nó.

– Xác định phương pháp sẽ được sử dụng để công bố công khai các sự kiện hoặc hoạt động.

  – Quyết định ai sẽ là người chịu trách nhiệm phát hành tờ rơi, thông cáo báo chí, email, vv

  – Quyết định ai sẽ là người liên lạc cho các yêu cầu thông tin công khai trên các sự kiện hay hoạt động.

  – Quyết định ai sẽ là người chịu trách nhiệm phổ biến các loại thông tin của sự kiện hay hoạt động.

  – Xác định phương pháp giao tiếp kết nối cho người trong tổ chức để sự kiện được tổ chức trơn chu.

7. Phân tích ngân sách

Dựa vào tất cả các yếu tố trên và các hạng mục cần làm; bạn nên đi khảo sát giá cả thực tế để lên được bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện tốt nhất. Nếu kinh tế hạn hẹp, thì bạn cần rà soát lại các hạng mục; nếu thay đổi hoặc bớt được hạn mục nào thì giảm thiểu đi. 

Những bước cơ bản trên sẽ giúp bạn có được bản kế hoạch cụ thể cho sự kiện. Ngoài ra bạn cần đánh giá hiệu quả trước và sau khi tổ chức sự kiện để có thêm kinh nghiệm cho những sự kiện tiếp theo.

CTY TỔ CHỨC SỰ KIỆN ĐẠI LÂM
DAILAM EVENT ORGANIZATION COMPANY., LTD

Trụ sở Hà Nội: Tòa nhà Mỹ Đình Plaza, 138 Trần Bình, P.Mỹ Đình 2, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội.

Chi nhánh Đà Nẵng: Số 20 Lê Đức Thọ, Quận Sơn TRà, TP. Đà Nẵng.

Chi nhánh HCM: Tòa nhà Sofomec Buiding, thành thái, Quận 10, TP.Hồ Chí Minh.

HN: +84 0903 205 559
DN: +84 0904 669 212
HCM: +84 090 6262 509

Liên hệ với chúng tôi