Tổ chức Hội nghị khách hàng là sự kiện thường niên, quan trọng của các đơn vị doanh nghiệp. Bên cạnh việc chia sẻ doanh số cũng như các hoạt động tri ân khách hàng đối tác thân thiết, hội nghị khách hàng còn là cơ hội để mọi người gặp gỡ, giao lưu với nhau. Để tổ chức hội nghị thành công, ban tổ chức cần hoạch địch chi phí tổ chức hội nghị khách hàng cho doanh nghiệp.

Liệt kê các hạng mục cần chi cho hội nghị khách hàng

Chi phí hội nghị khách hàng rất đa dạng:

• Chi phí dựng sân khấu.
• Thuê hệ thống chiếu sáng.
• Thuê hội trường.
• Chi phi thuê nhân sự.
• Chi phí thuê tiết mục biểu diễn…

Ban tổ chức nên liệt kê tất cả các hạng mục liên quan, từ khái quát đến chi tiết, từ hạng mục lớn đến hạng mục nhỏ.

Việc liệt kê, lập danh sách sẽ khiến doanh nghiệp tránh được trường hợp thiếu sót trong quá trình phân chia chi phí. Sử dụng phương pháp này sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tốt kế hoạch chi tiêu của mình.

Dự trù chi phí tổ chức hội nghị khách hàng cho từng hạng mục

Sau khi liệt kê các hạng mục cần chi tiêu, doanh nghiệp nên nêu rõ khả năng sử dụng ngân sách cho từng hạng mục. Tránh việc lập sót, doanh nghiệp nên đi từ các hạng mục lớn đến những hạng mục nhỏ hơn.

Dự trù chi phí càng tỉ mỉ, cụ thể thì việc tổ chức hội nghị khách hàng sẽ càng thuận lợi. Từ đó, độ chính xác về vấn đề thu chi cũng sẽ cao hơn.

Lợi ích mang lại của việc dự trù chi phí:

• Hạn chế tối đa việc thiếu hụt ngân sách.
• Tránh việc phân bố chi phí không đều giữa các hạng mục.

• Tránh việc bất hợp lý trong khâu trù bị chương trình.
• Doanh nghiệp có thể lựa chọn quy mô chương trình phù hợp nhất đối với sự kiện.

Tham khảo thêm: Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng

Dự trù các chi phí tổ chức hội nghị khách hàng phát sinh

Bên cạnh các hạng mục cần chi, doanh nghệp cần nên tính toán thêm các trường hợp phát sinh. Trong quá trình tổ chức rất khó có thể tránh được những trường hợp bất khả kháng cần phải chi tiêu thêm.

Do đó, ban tổ chức nên có những dự tính trước về các mức chi phí phát sinh dựa trên xu hướng thị trường. Hạng mục phát sinh nằm chủ yếu ở:

• Giá của vật liệu dàn dựng.
• Chi phí nhân công.
• Sự cố không may xảy ra.

Doanh nghiệp nên chủ động kiểm soát dự trù phát sinh thêm. Tránh các trường hợp không kịp điều động nguồn lực, gây nên các tổn thất lớn.

Trên đây là những lưu ý trong vấn đề hoạch định các chi phí tổ chức hội nghị khách hàng mà các doanh nghiệp cần để tâm. Doanh nghiệp nên lên kế hoạch cụ thể, tuỳ thuộc vào sự khắt khe của đơn vị để sắp xếp ngân sách cho hợp lý.

Tham khảo thêm: Những khó khăn khi xây dựng chương trình hội nghị tri ân khách hàng