Ý nghĩa của buổi lễ khánh thành với doanh nghiệp thì chúng ta đều hiểu rất rõ. Tổ chức một buổi lễ thất bại sẽ ảnh hưởng đến hình ảnh của doanh nghiệp như thế nào? Bài viết này sẽ chia sẻ cho các bạn một vài kinh nghiệm nhỏ để các nhà tổ chức sự kiện tham khảo cho buổi khánh thành thêm thành công.

Lập kế hoạch chi tiết cho sự kiện

Phàm làm bất kỳ vấn đề gì đều phải lên kế hoạch chi tiết để khâu thực thi được nhanh chóng, thuận lợi và thành công. Lập kế hoạch chi tiết cho sự kiện khánh thành cần:

• Kịch bản chương trình chi tiết: ý tưởng, timeline, đội nhân sự tham dự
• Danh sách hạng mục cần làm và kế hoạch thuê nhà thầu: âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, sân khấu, hoa, nước… cùng với người phụ trách.
• Dự trù khách mời và ngân sách thực hiện: dự trù ngân sách tối thiểu cần có và ngân sách tối đa cho sự kiện. Danh sách hạng mục lên càng chi tiết thì dự trù ngân sách làm càng chuẩn.
• Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện và địa điểm nhà hàng ăn uống

Đây là khâu rất quan trọng; bộ kế hoạch chính là khung xương vững chắc cho sự kiện vì vậy kế hoạch càng chi tiết càng tỉ mỉ thì công việc chuẩn bị càng dễ dàng.

Lường trước tình huống rủi ro xảy ra

Tại sao các sự kiện lớn, các doanh nghiệp đều thuê công ty tổ chức sự kiện uy tín thay vì tự làm. Bởi 8/10 các sự kiện tự làm đều không lường hết được những rủi ro có thể xảy ra.

– Khi khách mời đến quá sớm mà khâu chuẩn bị chưa xong?

– Pg, nhân sự, ca sĩ… đến muộn, bỏ show?

– Khi thời tiết quá nắng hoặc mưa to?

– Âm thanh chẳng may hỏng đúng lúc quan trọng nhất…

Nếu không có kinh nghiệm xử lý những vấn đề này, bạn sẽ để cho buổi sự kiện đi vào khó khăn và dễ rất đến thất bại. Trong khâu lập kế hoạch bạn đã cần phải lên 1 vài tình huống và cách xử lý nó.

Lên phương án dự phòng

Như phần trên đã phân tích, để sự kiện có thể diễn ra thành công; ngoại trừ phương án đầu tiên; người phụ trách sự kiện cần phải có phương án dự phòng thứ hai. Việc lên phương án này là cần thiết vì chúng ta không thể biết trước và lường hết được những rủi ro khách quan. Khi có phương án dự phòng có thể tiếp ứng kịp thời cho sự kiện.

Thời gian chuẩn bị càng sớm càng tốt

Khi đã có ý định tổ chức khánh thành; thì doanh nghiệp càng chuẩn bị sớm càng tốt. Nếu doanh nghiệp thuê các đơn vị tổ chức sự kiện thì chỉ cần giám sát công việc của đối tác. Còn khi tự làm doanh nghiệp cần phải tìm hiểu thật kĩ. Chuẩn bị thật tốt thì sự kiện sẽ thành công thật rực rỡ.

– Lên nội dung chương trình: ngắn gọn, súc tích.

– Mời phóng viên, khách mời thì thiết kế thư mời như thế nào; thiết kế in ấn ấn phẩm quà tặng ra sao?

– Tiến hành thiết kế sân khấu; chuẩn bị cho set up sự kiện…

– Ngày set up cần phải chuẩn bị kĩ. Trước chương trình 1h thì mọi khâu chuẩn bị cần phải được hoàn tất xong xuôi.

Trên đây là những kinh nghiệm nhỏ mà Đại Lâm chia sẻ, mong muốn các bạn có thể hoàn thành tốt sự kiện của mình. Nếu doanh nghiệp nào cần tư vấn tổ chức lễ khánh thành có thể liên hệ Đại Lâm để nhận tư vấn miễn phí.

• Bí quyết thiết kế băng rôn khai trương – khánh thành đẹp
• Quy trình tổ chức lễ khánh thành chuẩn nhất