Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời 100% thành công

Tổ chức sự kiện ngoài trời (hay còn gọi là outdoor event) là phương án được lựa chọn nhiều nhất hiện nay. Các công ty, tổ chức hay xí nghiệp thường sử dụng hình thức này trong các sự kiện của họ. Nhất là các sự kiện liên quan đến khai trương, liên hoan âm nhạc, tổng kết năm…

Đây có thể coi là một hình thức giải trí ngoài trời hấp dẫn. Nên ưu điểm về không gian rộng, thoáng đãng được khai thác triệt để. Tuy nhiên, để sự kiện diễn ra thành công không phải điều dễ dàng. Bởi nó bị chi phối bởi rất nhiều các yếu tố khách quan khó kiểm soát.

Hiểu được điều này, Đại Lâm  – Công ty tổ chức sự kiện tại Hà Nội – xin chia sẻ đến bạn những bí quyết xương máu khi tổ chức sự kiện outdoor trong suốt hơn 17 năm hoạt động. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc triển khai và kiểm soát sự kiện.

Bí quyết tổ chức các sự kiện ở ngoài trời

Mô phỏng sự kiện ngoài trời ở Hà Nội

 

SỰ KIỆN NÀO nên được tổ chức ngoài trời?

Không phải ngẫu nhiên các sự kiện đều được tổ chức ở ngoài trời. Tùy vào tính chất và mục tiêu của sự kiện mà bạn lựa chọn hình thức tổ chức khác nhau. Outdoor event sẽ phù hợp với các sự kiện mang tính truyền thông và giải trí cao. Mà hiện nay, quảng bá thương hiệu, truyền thông hình ảnh đang phát triển và bùng nổ mạnh mẽ. Vì vậy mà hình thức tổ chức này lại càng được ưa chuộng. 

Dưới đây là những sự kiện có thể được tổ chức ngoài trời:

  • Sự kiện tổng kết năm, liên hoan công ty, gala dinner
  • Lễ hội thường niên của các doanh nghiệp, tập đoàn lớn
  • Lễ động thổ, khánh thành các công trình xây dựng, nhà máy
  • Sự kiện tuần lễ thời trang
  • Sự kiện liên hoan, thưởng thức âm nhạc
  • Giao lưu văn hóa giữa các công ty
Các sự kiện đã tổ chức bởi Đại Lâm

Lễ khai trương, khánh thành, giới thiệu sản phẩm mới

Ngoài những sự kiện được nêu trên, còn rất nhiều các event khác được tổ chức dưới dạng outdoor event – giải trí ngoài trời. Nếu bạn muốn biết sự kiện mà công ty bạn đang chuẩn bị nên được tổ chức dưới dạng nào. Hãy gọi ngay cho chúng tôi để được tư vấn hoàn toàn miễn phí. 

Ngay sau đây, Đại Lâm sẽ chia sẻ cho bạn 5 lưu ý quan trọng khi tổ chức sự kiện ngoài trời mà bạn đặc biệt cần lưu tâm. 

Let’s start!

 

5 Lưu ý QUAN TRỌNG khi tổ chức sự kiện ở ngoài trời

  • Chọn địa điểm tổ chức hiệu quả

Lưu ý lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời

                    Địa điểm tổ chức

Nên tổ chức ở đâu là câu hỏi khá quan trọng khi bạn quyết định tổ chức sự kiện ở ngoài trời? Bởi địa điểm có liên quan và ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công của sự kiện. 

Bạn nên liệt kê các ý sau để làm tiêu chí lựa chọn địa điểm:

      • Nội dung của sự kiện là gì? 
      • Thông điệp, ý nghĩa?
      • Số lượng khách tham gia?
      • Sự thuận tiện?
      • Diện tích và không gian cần thiết?

Chắc chắn rằng có rất nhiều công viên, khu du lịch và phòng hội nghị ngoài trời trong thành phố mà bạn có thể sử dụng. Giống với tổ chức sự kiện trong nhà, bạn nên làm việc trực tiếp với ban quản lý địa điểm. Để hiểu rõ về năng lực, sự tiện nghi cũng như các hoạt động mà mỗi cơ sở hoạt động ngoài trời cung cấp.

Và bạn cần phải xin các giấy phép đúng với pháp luật để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công.

Một số gợi ý về địa điểm tổ chức ngoài trời tại Hà Nội:

      • Trung tâm hội nghị Quốc gia
      • Trung tâm tổ chức tiệc cưới và sự kiện Cung Xuân
      • Nhà hàng Lộc Vừng Mangopine
      • Nhà hàng Softwater
      • Khách sạn JW Marriott
      • Khách sạn Daewoo Hanoi

 

  • Quan tâm đến yếu tố thời tiết – Dự trù kế hoạch B

Yếu tố thời tiết trong tổ chức outdoor event

Thời tiết được coi là yếu tố khách quan ảnh hưởng đến tổ chức event outdoor.

Vì sự kiện diễn ra ở không gian ngoài nên điều tối quan trọng là bạn phải lên kế hoạch cho thời tiết khắc nghiệt. Và theo dõi các báo cáo thời tiết khi ngày diễn ra sự kiện đến gần.

Hãy xác định trước chiến lược “ngày mưa”:

      • Bạn có dễ dàng di chuyển sự kiện của mình vào bên trong không?
      • Các gian hàng di động có cung cấp đủ độ che phủ không?
      • Bạn có dựng lều dù trời mưa hay nắng?
      • Bạn có hoãn hay hủy event không?

Câu trảu lời cho câu hỏi này là căn cứ quan trọng cho nhiều quyết định lập kế hoạch khác. Lời khuyên ở đây là hãy xác lập kế hoạch dự phòng trong trường hợp xấu nhất, thì chắc chắn sự kiện của bạn sẽ diễn ra thành công.

 

  • Bố trí địa điểm để xe

Sẽ thật sự bất tiện nếu khách hàng của bạn không dễ dàng trong việc gửi xe tại một khu vực nào đấy. Hãy lên kế hoạch cho việc này. Tính toán và đo lường số lượng ô tô và xe máy. Tham khảo các địa điểm trông giữ xe gần nhất. Hoặc không, hãy tự tạo cho mình một khu để xe và đảm bảo an toàn cho chúng.

Vị trí để xe càng gần sự kiện càng tốt. Quan sát và đưa ra đường đi đến sự kiện cần ngắn, sạch và đẹp.

  • Đảm bảo sự tiện nghi cho khách mời

Một sự kiện thành công khi ban tổ chức nhận được những giá trị mà họ mong muốn. Một trong các yếu tố cân nhắc đến là mức độ hài lòng của khách hàng. Nếu sự kiện của bạn không có được sự hưởng ứng và khách hàng cảm thấy thoải mái, thì có lẽ bạn đã fall ở một công đoạn nào đó. 

Đối với các sự kiện giải trí ngoài trời, đó có thể là việc khách hàng khó khăn trong việc tận hưởng. Tại sao ư?

Bạn hãy chú ý các nhu yếu phẩm cơ bản cần thiết như: nước hoặc đồ uống khác, kem chống nắng, bình xịt côn trùng, bộ sơ cứu, và tùy theo nhiệt độ, có thể là chăn nhẹ hoặc quạt.

 

  • Yếu tố vệ sinh trong sự kiện

Rác thải xả bừa bãi sau sự kiện

           Yếu tố vệ sinh sau sự kiện

Chúng tôi – Agency tổ chức sự kiện chuyên nghiệp – có rất nhiều kinh nghiệm trong hoạt động này. Và có thể cung cấp một số mẹo cho bạn.

Vệ sinh là khâu mà bạn không thể không chuẩn bị! Hãy tin tôi! Nếu không bạn có thể vướng rất phải nhiều điều tồi tệ sau đó.

Nếu không có nhà vệ sinh công cộng hãy đảm bảo rằng bạn sẽ thuê các nhà vệ sinh di động. Và đương nhiên có đầy đủ các dung dịch làm sát khuẩn. Đồng thời, bạn nên chỉ định một nhân viên phục vụ để đảm bảo rằng tất cả các phòng vệ sinh luôn có đủ giấy. Nếu có thể, hãy cung cấp hệ thống thông gió để tránh những rủi ro cề sức khỏe cho khách hàng của bạn.

Thùng rác nên được để ở những nơi rìa ngoài sự kiện. Nhưng đừng quá xa vì sẽ gây ra bất tiện cho khách hàng. Hãy tính toán lượng rác xả ra để có dự trù về số lượng thùng rác cho phù hợp.

Ngoài ra, sau sự kiện, hãy chú ý đến khâu vệ sinh. Nếu không có thể bạn sẽ bị phạt vì các ảnh hưởng xấu đến môi trường. Và sự kiện của bạn sẽ không được truyền thông tốt.

Còn một vài các yếu tố bạn có thể lưu tâm như khâu ăn uống, an toàn của khách hàng, các thiết bị phục vụ sự kiện như âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, sự kiểm soát hoạt động…

Xem thêm: Một số lỗi thường gặp khi tổ chức các sự kiện ở ngoài trời

 

Đại Lâm – Công ty tổ chức sự kiện hàng đầu Việt Nam

Chúng tôi đã hoạt động trong ngành tổ chức sự kiện được gần 20 năm. Với những kinh nghiệm tích lũy được, chúng tôi cam kết trao cho bạn những giá trị tốt nhất. Đảm bảo sự kiện của bạn diễn ra thành công tốt đẹp

Hãy liên hệ với chúng tôi để nhận được các thông tin về kế hoạch, kịch bản, các khâu phụ trợ. Rất hân hạnh khi được cùng bạn chứng kiến sự thành công của buổi tiệc. 

Liên hệ:

Hotline: 0903 205 559

Email: sales.dailamevent@gmail.com

Địa chỉ: Tòa nhà Mỹ Đình Plaza, 138 Trần Bình, P.Mỹ Đình 2, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội.

 

CTY TỔ CHỨC SỰ KIỆN ĐẠI LÂM
DAILAM EVENT ORGANIZATION COMPANY., LTD

Trụ sở Hà Nội: Tòa nhà Mỹ Đình Plaza, 138 Trần Bình, P.Mỹ Đình 2, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội.

Chi nhánh Đà Nẵng: Số 20 Lê Đức Thọ, Quận Sơn TRà, TP. Đà Nẵng.

Chi nhánh HCM: Tòa nhà Sofomec Buiding, thành thái, Quận 10, TP.Hồ Chí Minh.

HN: +84 0903 205 559
DN: +84 0904 669 212
HCM: +84 090 6262 509

Liên hệ với chúng tôi