Một số lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Sẽ làm thế nào nếu sự kiện tổ chức đang diễn ra gặp sự cố? Mọi sự kiện nên được chuẩn bị cẩn thận, lên kế hoạch cụ thể. Dưới đây là một số lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiện ngoài trời.

Lỗi từ nguồn ngân sách đầu tư vào sự kiện quá ít ỏi

Ngân sách chính là một trong những mối lo lắng nhất của ban tổ chức khi tổ chức sự kiện ngoài trời.

Người tổ chức nên lên kế hoạch cẩn thận, cụ thể. Mọi bổ sung vào phút chót có thể dễ dàng tiêu tốn thêm tiền của của bạn.

mot-so-loi-thuong-gap-khi-to-chuc-su-kien-ngoai-troi

Lỗi không căn đủ thời gian cần chuẩn bị

Một sự kiện diễn ra cần rất nhiều sự chuẩn bị, đầu tư thời gian. Tuy nhiên, nó sẽ không phải là cuộc chạy đua với thời gian.

Người tổ chức nên bắt đầu lập kế hoạch từ sớm, duy trì đúng với bảng kế hoạch mà bạn lập ra.

Trên thực tế, có thể phát sinh rất nhiều vấn đề khi tổ chức sự kiện ngoài trời. Vì thế, bạn nên luôn chắc chắn rằng có phương án dự phòng cho mọi sự trì hoãn ngoài kế hoạch.

mot-so-loi-thuong-gap-khi-to-chuc-su-kien-ngoai-troi-02

Đặc biệt lưu ý yếu tố thời tiết

Thời tiết là một yếu tố cực kì quan trọng với các sự kiện tổ chức ngoài trời. Chẳng hạn như: lễ động thổ, lễ khởi công, hoặc chương trình ca nhạc,…

Khi tổ chức sự kiện ngoài trời, bạn có thể đối mặt với nhiều hiện tượng thời tiết xấu, đặc biệt là mưa. Vì thế, bạn nên chuẩn bị thêm kế hoạch dự phòng, đơn giản như: trang bị ô hay là lều trung tâm.

Sự cố đến từ việc chọn sai địa điểm tổ chức sự kiện

Trường hợp sự kiện diễn ra có quy mô lớn nhưng sức chứa khách mời lại không đủ. Sự cố này xảy ra do người tổ chức không có kinh nghiệm chọn địa điểm và chủ quan trong việc nắm rõ số lượng khách mời.

mot-so-loi-thuong-gap-khi-to-chuc-su-kien-ngoai-troi-03

Bạn nên đến trực tiếp tại địa điểm đó để tìm hiểu mọi thứ, cả về không gian lẫn hệ thống âm thanh, ánh sáng.

Sự cố đến từ hệ thống nhân sự không hiểu nhau

Trước khi chương trình diễn ra, người tổ chức nên đảm bảo đội ngũ ekip đã nắm rõ kịch bản và có thể phối hợp ăn ý với nhau. 

Nên nhớ mọi thứ đều phải được thực hiện theo đúng như kịch bản. Trong quá trình diễn ra sự kiện, nếu có sự thay đổi cần thông báo đến toàn bộ đội ngũ ekip.

Lỗi không tìm hiểu rõ tính chất của sự kiện

Sai lầm này thường xảy ra với những người không có nhiều kinh nghiệm.

mot-so-loi-thuong-gap-khi-to-chuc-su-kien-ngoai-troi-04

Chẳng hạn với sự kiện họp báo. Theo quy định, đối với những doanh nghiệp trong nước, bạn chỉ cần xin phép họp báo trước 1 ngày. Nhưng đối với doanh nghiệp nước ngoài, bạn cần phải xin phép trước 7 ngày. Nếu người làm sự kiện không biết rõ điều này, sự kiện họp báo sẽ thất bại.

CTY TỔ CHỨC SỰ KIỆN ĐẠI LÂM
DAILAM EVENT ORGANIZATION COMPANY., LTD

Trụ sở Hà Nội: Tòa nhà Mỹ Đình Plaza, 138 Trần Bình, P.Mỹ Đình 2, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội.

Chi nhánh Đà Nẵng: Số 20 Lê Đức Thọ, Quận Sơn TRà, TP. Đà Nẵng.

Chi nhánh HCM: Tòa nhà Sofomec Buiding, thành thái, Quận 10, TP.Hồ Chí Minh.

HN: +84 0903 205 559
DN: +84 0904 669 212
HCM: +84 090 6262 509

Liên hệ với chúng tôi