Tổ chức sự kiện là một trong những hoạt động quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Vậy, một sự kiện bao gồm những yếu tố nào để đảm bảo được thành công?

Kế hoạch tổ chức sự kiện

Lập kế hoạch là việc làm cần thiết khi làm bất cứ công việc gì. Người lập kế hoạch cần đề đạt cụ thể, lên chi tiết tất cả những công việc cần triển khai, cụ thể:

– Sắp xếp các công việc cần chuẩn bị theo thứ tự.

– Danh sách, phân chia công việc cần thực hiện theo năng lực của nhân viên.

– Lên timeline cho từng đầu công việc.

Một khi đã có kế hoạch cụ thể, chúng ta nên cố gắng làm theo kế hoạch đã đề ra. Tiếp đó, chỉnh sửa linh hoạt sao cho chương trĩnh diễn ra đúng tiến độ.

Bản kế hoạch bao gồm những nội dung sau:

– Mục đích sự kiện, ý nghĩa sau khi sự kiện diễn ra.

– Lên đầy đủ khách mời cần mời

– Thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện.

Sau khi xác định những ý chủ chốt, những vấn đề còn lại sẽ dựa vào đây để tiến hành thực hiện.

Giấy mời

Giấy mời là một công cụ thông báo tới khách mời về thời gian cũng như địa điểm diễn ra sự kiện. Tuy giấy mời chỉ là một công cụ, nhưng nếu chúng được thiết kế độc đáo, sáng tạo sẽ là điểm cộng rất lớn cho sự kiện của bạn.

Việc thiết kế một tấm thiệp mời thật thú vị, độc đáo khiến bất kể vị khách mời nào đều nóng long muốn tham dự hội nghị của bạn. Bạn có thể sáng tạo thiệp mời nhưng trên chúng nên có đầy đủ các nội dung bắt buộc sau:

– Thời gian tổ chức.

– Địa điểm tổ chức.

– Mục đích của sự kiện/hội nghị.

– Lợi ích khách hàng nhận được khi tham dự sự kiện…

Trang trí hội trường

Mỗi sự kiện lại có cách trang trí sân khấu hội trường với những điểm nhấn khác nhau. Hội trường cho sự kiện khách hàng không cần lộng lẫy như lễ thành hôn nhưng cũng không nên cứng nhắc như buổi hội thảo.

Bạn cần trang trí cho hội trường vừa trang trọng, ấm cúng, màu sắc hòa nhã, vừa lịch sự, phù hợp với đại đa số thị hiếu chung của khách mời. Bạn cần chuẩn bị cho hội trường như sau:

– Khu vực sân khấu: background, âm thanh ánh sáng, banner, đèn led, màn chiếu…

– Không gian chung: banner dọc, banner ngang, đèn trang trí, hoa…

– Cửa ra vào: cổng hơi, mascot hoặc banrol về sự kiện…

Vấn đề nhân sự cho buổi lễ

Nhân sự là yếu tố quan trọng nhất trong các sự kiện. Bạn cần sắp xếp đủ các nhân sự để đảm bảo đủ cho chương trình:

– Lễ tân phục vụ chương trình.

– MC điều hành chương trình.

– Đội ngũ hỗ trợ sân khấu.

– Đội ngũ hậu cần…

Chuẩn bị đạo cụ tiến hành trong sự kiện

Tùy vào quy mô cũng như hoạt động diễn ra trong sự kiện mà bạn cần phải chuẩn bị những đạo cụ sau:

– Trang phục đồng bộ cho PG (Nếu có bộ phận PG).

– Phụ kiện cài áo cho khách mời.

– Tập san, tài liệu về doanh nghiệp cho khách.

– Chiếu phim tài liệu về doanh nghiệp.

– Đạo cụ tổ chức game trong chương trình.

– Nước, đồ ăn nhẹ chuẩn bị cho khách.

Tiệc chiêu đãi

Tiệc là phần cần có, quan trọng trong mỗi sự kiện. Bởi mục đích chính của sự kiện doanh nghiệp là tri ân khách hàng, nhân viên trong công ty cũng như thu hút khách hàng tiềm năng mới.