Quy trình tổ chức sự kiện khai trương

Khai trương là ngày quan trọng nhất trong tất cả các ngày đối với một cửa hàng hay một chi nhánh mới. Nhiều khách hàng muốn tổ chức lễ khai trương rồi truyền thông cho tất cả mọi người biết về cửa hàng của mình. Nhưng không phải ai cũng biết buổi lễ khai trương cần làm những gì và quy trình làm việc với các đơn vị tổ chức sự kiện như thế nào.
Hôm nay, Đại Lâm xin chia sẻ với các bạn về quy trình tổ chức sự kiện khai trương của Đại Lâm để khách hàng có thể nắm bắt.

Quy trình tổ chức sự kiện khai trương chuyên nghiệp

Bước 1: Tiếp nhận thông tin khách hàng và tư vấn
Hiểu được sự kiện khai trương cũng chính là buổi truyền thông hình ảnh của cửa hàng, công ty… nên Đại Lâm cần một vài thông tin cơ bản để có thể lên ý tưởng chủ đề cũng như  nghiên cứu và phân tích thị trường để tư vấn lại cho khách hàng.
Thông tin chúng tôi cần:

  • Mục đích, lý do tổ chức
  • Thời gian diễn ra
  • Đối tượng, số lượng người tham dự
  • Các yêu cầu đặc biệt đối với event

Ngoài những yếu tố trên, Đại Lâm cũng muốn hiểu thêm về văn hóa doanh nghiệp, triết lý kinh doanh, chiến lược kinh doanh của công ty hoặc sản phẩm mà của hàng cung cấp…
==> Kịch bản khai trương sáng tạo, độc đáo

Bước 2: Lên ý tưởng và viết kịch bản tổ chức khai trương khánh thành
Sau khi đã tiếp nhận thông tin và trao đổi cụ thể với khách hàng, Đại Lâm sẽ bắt đầu lên ý tưởng. Ý tưởng được hai bên trao đổi liên tục để đến sự thống nhất. Từ ý tưởng Đại Lâm sẽ tiến hành viết kịch bản và bản đề xuất chi tiết.
Không chỉ xây dựng kịch bản chi tiết rõ ràng theo dòng timeline để khách hàng có thể dễ dàng theo dõi và nắm bắt chương trình; bản đề xuất của Đại Lâm cũng rất cụ thể từng hạng mục một:

  • Thiết kế sân khấu, giấy mời, khu tiệc…
  • Địa điểm tổ chức
  • Cách thức phục vụ
  • Các màn biểu diễn hội
  • Cách bài trí âm thanh, ánh sáng hiệu ứng…

Bước 3: Gửi báo giá theo đúng yêu cầu, mong muốn của khách hàng
Tùy vào kịch bản Đại Lâm sẽ báo giá cả phù hợp với nhu cầu và mong muốn của khách hàng. Hai bên trao đổi và đi đến thống nhất báo giá và các hạng mục.
Bước 4: Thỏa thuận và ký hợp đồng
Sau khi báo giá, khách hàng xem xét nội kịch bản và giá cả rồi thỏa thuân và đưa ra quyết định kí kết hợp đồng.


Bước 5: Tiến hành tổ chức sự kiện
Sau khi hợp đồng được ký kết; Đại Lâm tiến hành ngay công tác chuẩn bị cho sự kiện.

  • Tiến hành thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện, treo banner quảng cáo
  • Tiến hành in ấn tất cả các thiết kế
  • Chuẩn bị trang thiết bị sự kiện: bàn ghế, nhà bạt, cổng chào, thảm đỏ, banner…
  • Chuẩn bị nhân sự và các tiết mục biểu diễn…

Vào ngày sự kiện diễn ra, tiến hành set up, lắp đặt trang thiết bị từ sáng sớm hoặc từ ngày hôm trước. Tiến hành mọi nghi thức khai trương theo đúng kịch bản. Kết thúc buổi lễ thì tiến hành dọn dẹp.
Bước 6: Kết thúc sự kiện khai trương, tổng hợp
Sau khi chương trình kết thúc, các chuyên viên thực hiện báo cáo đo lường hiệu quả của sự kiện theo mục tiêu đã cam kết với khách hàng.
Tổng kết nghiệm thu thực tế những hạng mục đã thực hiện cùng khách hàng.

Để buổi lễ khai trương thành công hơn

Buổi lễ khai trương tổ chức cũng khá đơn giản, không quá phức tạp, tuy nhiên để buổi lễ thành công hơn; các bạn cần chú ý đến một vài vấn đề sau:
Trang trí cho sự kiện khai trương:
Trang trí cho sự kiện, yếu tố đầu tiên cần phải lưu ý chính là không nên trang trí những màu sắc quá lòe loẹt và khó nhìn. Màu sắc cần được trang nhã và lịch sự; đặc biệt là phải được thống nhất theo concept truyền tải được những thông điệp mà chủ doanh nghiệp mong muốn.
Thông thưởng buổi lễ khai trương hay chọn màu đỏ – sự may mắn, màu vàng – tài lộc; xanh dương – hy vọng; trắng – tạo dựng niềm tin. Tuy nhiên bạn cũng nên lưu ý về phong thủy mà lựa chọn màu sắc sao cho hợp bản mệnh

Truyền thông trước sự kiện:
Để nhiều người biết đến sự kiện khai trương của cửa hàng, công ty, văn phòng… bạn cần phải truyền thông trước khi sự kiện diễn ra tầm 2 tuần đến 1 tháng:

  • Kênh facebook là một kênh hiệu quả, anh em, bạn bè sẽ đến ủng hộ bạn rất nhiều
  • Phát tờ rơi, treo biển hiệu quảng cáo
  • Nếu có điều kiện, bạn có thể truyền thông qua báo đài
  • Mời người nổi tiếng đại diện cho thương hiệu

Đến với Đại Lâm, bạn sẽ có được dịch vụ hoàn hảo, phục vụ tận tâm với mức chi phí hợp lý nhất và những khuyến mại hấp dẫn. Nhanh tay gọi ngay hotline 0903.205.559 để nhận những phần quà hấp dẫn.

CTY TỔ CHỨC SỰ KIỆN ĐẠI LÂM – ĐẠI LÂM EVENT

Trụ sở : Toà nhà Mỹ Đình Plaza, 138 Trần Bình, P. Mỹ Đình 2, quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
Hotline: 0903 205 559 – Mr Tùng
Email: sales.dailamevent@gmail.com

CTY TỔ CHỨC SỰ KIỆN ĐẠI LÂM
DAILAM EVENT ORGANIZATION COMPANY., LTD

Trụ sở Hà Nội: Tòa nhà Mỹ Đình Plaza, 138 Trần Bình, P.Mỹ Đình 2, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội.

Chi nhánh Đà Nẵng: Số 20 Lê Đức Thọ, Quận Sơn TRà, TP. Đà Nẵng.

Chi nhánh HCM: Tòa nhà Sofomec Buiding, thành thái, Quận 10, TP.Hồ Chí Minh.

HN: +84 0903 205 559
DN: +84 0904 669 212
HCM: +84 090 6262 509

Liên hệ với chúng tôi