Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp được Đại Lâm Event đúc rút sau gần 20 năm tổ chức hàng nghìn các sự kiện lớn nhỏ. Khi từng bước trong quy trình được thực hiện bài bản và có sự móc nối với nhau một cách hoàn hảo. Thì sự kiện của bạn chắc chắn sẽ thành công viên mãn. Còn nếu ngược lại, thì chỉ cần một rủi ro nhỏ do sự chểnh mảng trong quy trình. Cũng sẽ khiến cho sự kiện của bạn đổ bể. 

Đó là lý do vì sao, bạn cần quan tâm đến sự tư vấn của các chuyên gia tổ chức sự kiện hàng đầu. Nó sẽ giúp bạn giải quyết rất nhiều vấn đề một cách hiệu quả. Liên hệ ngay:

090 320 5559

Hãy tham khảo ngay quy trình tổ chức sự kiện hiệu quả của Đại Lâm!

1. Quy trình tổ chức sự kiện chi tiết kiểu mẫu

Với kinh nghiệm tổ chức sự kiện phong phú, cùng với quá trình trau dồi và nâng cao kỹ năng tổ chức các sự kiện tiêu biểu. Đại Lâm đã xây dựng được bộ quy trình mẫu để tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Quy trình gồm 3 giai đoạn chính. Đó là: giai đoạn trước sự kiện, trong sự kiện và sau sự kiện.

Quy trình tổ chức event trong giai đoạn trước sự kiện

Có 3 điều bạn cần lưu ý thực hiện trong giai đoạn này. Đó là: chủ đề sự kiện, ý tưởng tổ chức và quản lý nhân sự thực hiện. 

Xác định chủ đề của sự kiện

Đây là bước quan trọng nhất trong giai đoạn trước khi tổ chức sự kiện. Bởi nó ảnh hưởng và chi phối đến tất cả các hoạt động sau này. Vì vậy, doanh nghiệp nên dành thời gian tương đối để xác định chính xác mục đích tổ chức sự kiện lần này là gì? Liệt kê các thông số cơ bản để có cái nhìn mô phỏng về sự kiện. Như:

• Thể loại sự kiện (lễ khánh thành – khai trương, lễ ra mắt sản phẩm mới, lễ khởi công – động thổ, hội nghị khách hàng…)
• Phân loại chi tiết (ví dụ như lễ khai trương nhà máy điện gió, lễ động thổ dự án chung cư cao cấp…)
• Khách mời và số lượng khách mời (lập danh sách chi tiết khách mời chính và số lượng khách tham dự sự kiện)
• Địa điểm sự kiện diễn ra
• Mục đích và thông điệp muốn truyền tải qua sự kiện
• Khả năng chi trả cho các hoạt động trong tổ chức sự kiện

Số liệu càng chi tiết, mục tiêu càng rõ ràng thì việc thực hiện càng đơn giản và dễ dàng. 

Phác thảo ý tưởng tổ chức của sự kiện

Ý tưởng tổ chức liên quan mật thiết đến sản phẩm và dịch vụ chủ đạo của doanh nghiệp. Đây được coi là linh hồn chính của sự kiện. Phản ánh chân thực nhất mức độ liên quan của các hoạt động với chủ đề sự kiện. Đặc biệt, do doanh nghiệp kinh doanh trong thị trường đầy ắp các đối thủ cạnh tranh. Nên mức độ sai khác về ý tưởng sự kiện là không lớn.

Các agancy event cần phải nghiên cứu kỹ đặc thù sản phẩm, dịch vụ của khách hàng. Để lên được ý tưởng sự kiện độc đáo và hấp dẫn. Tạo ra sự khác biệt hoàn toàn với các đối thủ khác.

Nếu bạn dự định tổ chức lễ khai trương – khánh thành, có thể tham khảo ngay “Những ý tưởng độc đáo tổ chức lễ khánh thành cho doanh nghiệp“

Hoạch định phân bổ nhân sự cho sự kiện

Tổ chức một sự kiện thành công là quá trình đóng góp của rất nhiều các thành viên. Từ nhân viên của công ty, doanh nghiệp. Đến nhân sự của các agency sự kiện. Đó là sự phối hợp nhuần nhuyễn và tương hỗ lẫn nhau.

Đơn cử như bộ phận kinh doanh hoặc bộ phận hành chính nhân sự của công ty, doanh nghiệp sẽ liên hệ với agency tổ chức sự kiện. Họ bàn luận, trao đổi các vấn đề liên quan về mục đích tổ chức, kinh phí, chủ đề và ý tưởng sự kiện. Còn với bên agency, nhân sự về thiết kế, kỹ thuật, biên đạo kịch bản, quản lý sự kiện, kế toán hoạch định chi phí… sẽ phối hợp với nhau.

Để đảm bảo sự kiện thành công, cần có sự phân công rõ ràng ở từng bộ phận. Và yêu cầu chỉ tiêu cũng như hạn mức thời gian, chi phí đối với từng hạng mục sự kiện.

Quy trình tổ chức ở giai đoạn trong sự kiện

Giai đoạn này tính từ khi bắt đầu thực hiện các bước trong kế hoạch tổ chức sự kiện đã được xác định ở phần trước. Các cá nhân đội nhóm triển khai đầu công việc và nghiệm thu kết quả thực hiện.

Thực hiện và tổ chức các hoạt động trong kế hoạch

Dựa vào kế hoạch đã được xác định ở giai đoạn trước, các bộ phận thực hiện theo đúng đầu công việc và timeline. Ví dụ như khâu xác định ý tưởng tổ chức sự kiện. Có những nhóm công việc nào, các bên liên quan sẽ trao đổi và thống nhất cách thức thực hiện. Đồng thời đề ra thời gian và kết quả thực hiện. Nhằm đo lường và đánh giá hiệu quả công việc.

Mỗi sự sai sót nhỏ trong từng bước thực hiện kế hoạch có thể ảnh hưởng lớn đến toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện. Nhất là khâu thời gian. Vì vậy, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý và đôn đốc để mọi người thực hiện theo đúng với kế hoạch. Tránh những đáng tiếc không mong muốn.

Chuẩn bị và dàn dựng sự kiện

Một quy tắc bất thành văn là: “Cần chạy thử và kiểm tra mọi hoạt động trước khi sự kiện chính thức được tổ chức”. Hoạt động này nhằm mục đích tạo ra cái nhìn tổng quan cho các doanh nghiệp về sự kiện của họ. Và thực hiện điều chỉnh nếu muốn. Tất cả các hoạt động, tiết mục sẽ được trình diễn thử. Để mọi người làm quen với sân khấu và tương tác với doanh nghiệp.

Thời gian chuẩn bị một sự kiện rất đa dạng. Có khi sự kiện cần gấp rút, chỉ cần 3 – 4 ngày là chuẩn bị xong một sự kiện. Nhưng có khi là cả mấy năm trời để chuẩn bị. Đó chính là sự kiện 1000 năm thăng long Hà Nội. Dựa vào quy mô và sự cần thiết mà thời gian chuẩn bị và dàn dựng sự kiện sẽ thay đổi. 

Trong khâu này, bạn cần thực hiện các nhiệm vụ sau đây:

• Dựng sân khấu sự kiện, banner, backdrop
• Chuẩn bị đầy đủ đồng phục cho các đối tượng nếu có
• Hoàn thành các hợp đồng với bên thứ 3. Như thuê MC, ca sỹ, PG sự kiện hoặc các đơn vị cho thuê thiết bị âm thanh ánh sáng sự kiện
• Hoàn thành thủ tục, hồ sơ giấy phép tổ chức
• Gửi thiệp mời đến các vị khách quý

Tiến hành tổ chức sự kiện

Khâu này các đội nhóm liên quan sẽ thực hiện hoàn tất nhiệm vụ của mình theo kế hoạch diễn ra. Chỉ cần lưu ý là sự phối hợp này phải nhuần nhuyễn và nhịp nhàng. Theo đúng với ý đồ của đạo diễn sự kiện. 

Quy trình tổ chức ở giai đoạn sau khi sự kiện kết thúc

Sau khi sự kiện kết thúc, doanh nghiệp hoặc công ty tổ chức sự kiện cần thu dọn sạch sẽ và xử lý rác thải sau sự kiện. Bàn giao các trang thiết bị với bên thứ 3 để hoàn tất quá trình thuê mượn.

Sau đó, nhân sự các bên sẽ báo cáo kết quả thực hiện để phân tích và đánh giá hiệu quả cũng như lộ trình công việc. Để rút kinh nghiệm cho sự kiện sau.

2. Quy trình tổ chức event chuyên nghiệp của Đại Lâm

Đại Lâm là agency event hàng đầu tại Việt Nam. Chuyên tổ chức các sự kiện như khai trương, động thổ, hội nghị hội thảo, roadshow… Chúng tôi có cam kết để đảm bảo lợi ích của khách hàng khi cùng cộng tác. Để quý khách có thể tin tưởng hơn, chúng tôi đã đề ra quy trình xử lý khi nhận yêu cầu tổ chức sự kiện như sau.

Tìm hiểu về sản phẩm, dịch vụ doanh nghiệp cung ứng: Mỗi một ngành nghề đều có đặc điểm riêng biệt. Và các sự kiện là cơ hội quảng bá, tiếp thị hình ảnh đến với đại chúng. Vì vậy, hiểu được doanh nghiệp đang kinh doanh gì, đâu là điểm then chốt là yếu tố quan trọng để sự kiện thành công.

Lên ý tưởng, chủ đề cho sự kiện

Trình bày ý tưởng với khách hàng: Hay còn được gọi là storyboard. Đó là trình bày ý tưởng với khách hàng. Từ ý kiến của khách hàng để hoàn thiện hơn.

Lên kế hoạch thực hiện: Hoàn thành tất cả các công việc từ cung cấp MC, ca sý, nhóm nhảy… Đến dàn dựng và thiết kế sân khấu sự kiện. Xác định địa điểm, thời gian và timeline các hoạt động diễn ra trong sự kiện. Nộp hồ sơ và xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện. Chỉ huy và sắp xếp các bên thực hiện kế hoạch tổ chức. Đảm bảo tiến độ và hiệu quả công việc.

Để có thông tin chi tiết hơn về những dịch vụ cũng như ưu đãi của chúng tôi, quý khách có thể gọi điện trực tiếp qua hotline 090 320 5559 hoặc gửi yêu cầu qua email sales.dailamevent@gmail.com.