Tết trung thu là một sự kiện truyền thống và mang nhiều ý nghĩa. Ngày nay, các doanh nghiệp cũng rất chú trọng đến đời sống tinh thần của nhân viên thông qua tổ chức buổi tết Trung thu trong nội bộ công ty. Vậy, quy trình tổ chức tết Trung thu cho doanh nghiệp như thế nào?

Xác định mục đích tổ chức tết Trung thu, đối tượng và số lượng khách mời

Mục đích tổ chức của tết trung thu đối với doanh nghiệp:

• Cơ hội tốt để đồng nghiệp cùng nhau thư giãn, chia sẻ, gắn kết.
• Đồng nghiệp có cơ hội tìm hiểu về các thành viên trong gia đình nhau.
• Chia sẻ, đồng cảm và giúp đỡ nhau trong công việc.

Trước tiên, để xác định được quy mô của chương trình tết Trung thu, chúng ta cần xác định được số lượng khách mời. Hiện nay, tại Việt Nam có đa số các doanh nghiệp là vừa và nhỏ (SME), chỉ một số ít là doanh nghiệp lớn. Cụ thể:

• Doanh nghiệp vừa và nhỏ: số lượng người tham dự xấp xỉ khoảng 100 người.
• Tập đoàn, doanh nghiệp lớn: số lượng này có thể lên tới vài trăm người cho một sự kiện chung.

Lựa chọn không gian, địa điểm tổ chức tết trung thu

Sau khi tính toán được số lượng khách mời, công ty nên cân nhắc việc tổ chức sự kiện tại các trung tâm sự kiện lớn. Các trung tâm này đã được trang bị sẵn:

• Hệ thống bàn ghế, âm thanh ánh sáng.
• Hệ thống thiết bị sân khấu
• Tránh được yếu tố thời tố xấu.
• Đảm bảo tính chất chuyên nghiệp, lịch sự và trang trọng.

Nếu số lượng, quy mô khách nhỏ thì có thể tổ chức ngoài trời. Việc tổ chức chương trình trung thu ngoài trời cần chuẩn bị nhiều thứ hơn. Bên cạnh đó, ban tổ chức cần chuẩn bị nhiều kịch bản cũng như plan B.. để ứng phó với tình hình thời tiết và sự cố đột nhiên.

Tuy nhiên, không gian này đặc biệt phù hợp với việc tổ chức các trò chơi vận động cho trẻ em. Qua đó, khách mời có thể trải nghiệm:

• Ngắm và trải nghiệm đêm trăng tròn trung thu.
• Trải nghiệm chương trình tết trung thu một cách toàn vẹn nhất.

Tham khảo thêm: Một số lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Lựa chọn thời gian tổ chức tết Trung thu, xác định ngân sách tổ chức

Dự trù ngân sách cho chương trình tổ chức tết trung thu trong hội trường sẽ lớn hơn so với tổ chức ngoài trời. Trên thực tế, qui mô càng lớn thì chi phí bỏ ra cũng tỉ lệ thuận theo.

Do đó, ban tổ chức nên có kế hoạch chi tiết từ trước. Tránh gây lãng phí hay thiếu hụt ngân sách.

Doanh nghiệm hiếm khi lựa chọn tổ chức vào đúng ngày tết Trung thu là 15/8. Vì vào đúng ngày, các công ty sự kiện thường đẩy giá lên nhiều lần so với ngày thường.

Bên cạnh đó, có nhiều gia đình quan niệm trung thu là dịp gia đình ở bên nhau. Do đó, họ thường muốn quây quần với nhau, cùng thưởng bánh, ngắm trăng thay vì đi chơi xa.

Doanh nghiệp nên chú ý điều này để tổ chức trước 15/8 từ 2-3 ngày, không khí vẫn không hề giảm nhiệt mà mọi thủ tục lại dễ dàng hơn.

Xây dựng kịch bản tổ chức tết Trung thu và phân chia công việc

Thiết kế, trang trí và in ấn

Tổ chức Tết Trung Thu thì không thể thiếu các hình ảnh đặc trưng sau: cây đa, chị Hằng, chú Cuội…

Những chi tiết này đều ứng dụng để dựng backdrop – phông trang trí. Hơn hết, chương trình đêm hội trăng rằm sẽ hướng tới đối tượng chủ yếu là trẻ nhỏ. Do đó, phong cách trang trí nên:

• Sử dụng màu sắc tươi sáng, phù hợp với không khí đêm hội như sắc vàng, sắc xanh lá,..
• Sử dụng các loại bóng bay, hình dán với những con vật ngộ nghĩnh

Kịch bản chương trình

Trong kịch bản chương trình, nhất định không thể thiếu phần trò chơi. Các hoạt động trong chương trình không thể thiếu:

• Câu chuyện về chị Hằng chú Cuội.
• Hát múa theo bài hát Tết trung thu truyền thống,
• Chơi các trò chơi dân gian
• Học làm đèn ông sao, đèn kéo quân,….

Bản chất của trò chơi là để khuấy động không khí và mang niềm vui chung cho tất cả mọi người. Do đó, khi lên kịch bản tết trung thu cần lưu ý về những trò teambuilding dễ dàng, thú vị mà bất kỳ ai cũng có thể tham gia.

Chuẩn bị quà bánh, mâm ngũ quả, thực đơn

Bữa ăn trung thu không quá cầu kỳ. Người tổ chức nên đảm bảo các món ăn đều dân giã, dễ ăn cho cả trẻ em lẫn người lớn. Ban tổ chức có thể sử dụng tiệc buffet để khách mời có thể ăn bất cứ lúc nào khi cảm thấy đói sau khi tham dự các hoạt động.