Đại dịch Covid 19 đã làm thay đổi hầu hết thói quen sinh hoạt cũng như làm việc của chúng ta. Tuy ở thời điểm hiện tại, đại dịch đã được kiểm soát nhưng các thói quen đó vẫn được duy trì bởi tính hiệu quả của nó. Và việc tổ chức họp trực tuyến ở các công ty, tổ chức, doanh nghiệp là điều dễ dàng nhận thấy nhất. 

Vậy cần lưu ý những gì để tổ chức họp trực tuyến thành công?

Hiện nay, “chuyển đổi số” đang là bước ngoặt cho doanh nghiệp. Nó được coi là mục tiêu sống còn và rất được chú trọng trong các chiến lược phát triển. Không chỉ doanh nghiệp, các đơn vị hành chính sự nghiệp hay cả Chính Phủ cũng chú trọng cách mạng 4.0. Tất cả đều đang chuyển đổi hình thức hoạt động, hình thức lưu trữ số hóa… để bắt kịp với sự đổi mới của nền kinh tế.

Khái niệm “Chuyển đổi số”

Mỗi lĩnh vực áp dụng chuyển đổi số mang lại mục đích khác nhau. Chuyển đổi số là sự tích hợp các công nghệ kỹ thuật số vào tất cả các bộ phận của doanh nghiệp. Đó là ứng dụng công nghệ để thay đổi cách vận hành, mô hình kinh doanh, đem giá trị mới cho khách hàng.

Chuyển đổi số còn thay đổi văn hóa doanh nghiệp, luôn buộc doanh nghiệp cần liên tục cập nhật thay đổi theo cái mới. Chuyển đổi số là quá trình thay đổi mô hình doanh nghiệp từ truyền thống sang doanh nghiệp số hóa. 

Tổ chức họp trực tuyến – một hình thức chuyển đổi số

Vì tình hình dịch bệnh, muốn rút ngắn khoảng cách địa lý mà vẫn đảm bảo công việc dù bạn ở đâu. Bạn không thể tổ chức cuộc họp trực tiếp do những thành viên công ty ở xa có thể khác địa phương, khác quốc gia cần đảm bảo khoảng cách chống dịch. Những cuộc họp trực tuyến ra đời và ngày càng phổ biến, không chỉ ở doanh nghiệp họp nội bộ, họp đối tác. Ngay cả cuộc họp mang tính quốc gia cũng chuyển sang trực tuyến.

5 kinh nghiệm để tổ chức họp trực tuyến thành công

Đầu tư quy trình tổ chức

Bạn cần chắc chắn việc chuẩn bị đã hoàn thành giúp các thành viên có thể tập trung 100% vào chủ đề cuộc họp. Bạn cần thông báo nội dung cuộc họp cho các thành viên, bạn cần chuẩn bị tâm lý để làm người chủ trì cuộc họp và đưa ra ý kiến khi cần thiết.

Bạn cần phân công người dẫn dắt cuộc họp, người ghi chép nội dung cuộc họp để sau đó biên bản họp được gửi đến các thành viên kể cá thành viên vắng mặt. Khi bắt đầu vào họp, bạn nên nêu lại mục đích,mục tiêu của cuộc họp để mọi người nắm bắt cách ngắn gọn nội dung.

Lưu trữ thông tin thành tư liệu

Sau những cuộc họp, những vấn đề, ý kiến quan trọng cần được tổng hợp và chia sẻ trên nhóm của Công ty. Bạn cần ghi chép lại lịch sử các cuộc họp, sáng kiến, quy trình làm việc của các bộ phận một cách khách quan làm tư liệu sau này. Mỗi phòng ban hay dự án mới của mỗi team cần lưu trữ một cách riêng biệt, rõ ràng.

Mỗi thành viên tham gia cuộc họp thấy được mặt nhau

Bạn cần sử dụng nền tảng hội nghị truyền hình, tạo các thành viên có thói quen thấy mặt nhau. Với việc bật chức năng video trong cuộc họp, mỗi thành viên tham gia sẽ được thấy ý kiến đóng góp được đánh giá cao hơn. 

Những slide đầy số liệu hay những gạch đầu dòng dài vô tận khiến cuộc họp như cuộc “ tra tấn” về con mắt đến bộ não. Nó dẫn đến tâm lý chán nản của các thành viên tham gia. Việc bật chế độ video khiến cuộc họp chân thực hơn, các thành viên tương tác bằng cả giọng nói và ngôn ngữ cơ thể.

Tính minh bạch là điều cần thiết

Cho dù là cuộc họp offline hay online thì thông tin được bàn bạc phải minh bạch với mỗi thành viên, ngay cả những quyết định hay vấn đề phát sinh ngoài nội dung đã đưa ra trước đó. Người được phân công ghi lại và chia sẻ những thông tin trong các tài liệu được số hóa là điều cần thiết. Điều đó cho thấy cuộc họp rõ ràng trong cách thức tổ chức. Trong nội dung cuộc họp, phần giới thiệu các thành viên, chức vụ của họ, vai trò trong cuộc họp để mọi người nắm được rõ hơn.

Tôn trọng thời gian tổ chức

Đối với các cuộc họp thời gian kéo dài 30 phút hay 60 phút, bạn cần chia nội dung cuộc họp trong thời gian 25 phút hay 50 phút. Chúng ta có dung sai về thời gian, tính đến vấn đề phát sinh khiến thời gian kéo dài hơn dự kiến. Khi ước tính thời gian sẽ cho thấy cuộc họp chuyên nghiệp, những vấn đề không cần thiết sẽ được cắt bỏ để tiết kiệm thời gian. Thành viên tham gia cuộc họp cũng thấy thoái mái, hiệu quả hơn.

Bạn không nên để trống khoảng thời gian nào, mỗi vấn đề đưa ra cần có những cách giải quyết và sự tổng hợp lại. Cuộc họp cần được liền mạch, không ngắt quãng. Những thành viên luôn phải tập trung cho cuộc họp, không được sao lãng, đó là sự tôn trọng các thành viên khác hay với người chủ trì.

Nếu bạn có nhu cầu tổ chức họp trực tuyến hoặc tổ chức các sự kiện thực tế, hãy liên hệ ngay với công ty tổ chức sự kiện Đại Lâm để được tư vấn chi tiết nhất. Hotline 090 320 5559 – Mr. Tùng.

Tham khảo thêm dịch vụ tổ chức sự kiện trực tuyến trọn gói của Đại Lâm Event.