Tổ chức hội nghị hội thảo là sự kiện đặc biệt quan trọng đối với mọi công ty, doanh nghiệp. Kể cả các đơn vị nhà nước hoặc giới truyền thông. Hội nghị – hội thảo là sự kiện tầm cỡ, có quy mô lớn và đầu tư chi phí cao. Vì vậy, mọi khâu từ trang trí, khách mời, phần tiệc đến địa điểm rất khắt khe và có yêu cầu cao.

Chính vì vậy, các công ty, doanh nghiệp hay đơn vị nhà nước rất hiếm khi tự đứng ra tổ chức hội nghị hay hội thảo. Họ thường hay tìm đến các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để cùng hợp tác. Bởi các công ty này có nhiều năm kinh nghiệm. Các sự kiện dưới bàn tay phù phép của các chuyên gia đều được tổ chức thành công rực rỡ. Cùng với lối trang trí độc đáo mới lạ, trang thiết bị tối tân, hiện đại đã biến hội nghị – hội thảo gây ra tiếng vang lớn. Tác động tích cực đến hiệu quả truyền thông.

Liên hệ với các đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói chuyên nghiệp qua hotline: 090 320 5559. Hoặc tham khảo ngay top 15 công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

1. Cần lựa chọn các công ty chuyên nghiệp để tổ chức hội nghị hội thảo

Hội nghị, hội thảo là bộ mặt, là danh tiếng và sức ảnh hưởng của doanh nghiệp. Một sự kiện thành công sẽ đem lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích liên quan. Vì vậy, không chỉ với các công ty lớn mà mọi doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nếu có cơ hội đều cố gắng tổ chức hội thảo, hội nghị thành công nhất. Và điều họ lựa chọn đầu tiên đó là các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Nếu tự tổ chức hoặc thuê các đơn vị, công ty không chuyên nghiệp, sự kiện của bạn hoàn toàn có thể xảy ra sai xót:

• Ý tưởng sự kiện không hoàn hảo: Sự kiện là một lĩnh vực riêng, đòi hỏi chuyên môn cao. Một công ty sự kiện chuyên nghiệp rất nhanh có thể tạo ra các các ý tưởng độc đáo, sáng tạo. Mang đúng chuẩn phong các riêng của doanh nghiệp. Một ý tưởng tốt có thể tạo trend xu thế trên các nền tảng mạng xã hội.
• Địa điểm tổ chức không phù hợp: Địa điểm tổ chức đòi hỏi rất nhiều yêu cầu khác nhau. Cả về cấu trúc, chất lượng dịch vụ, hệ thống trang thiết bị âm thanh, ánh sáng… Nếu không chuyên, bạn sẽ phải đắn đo và tất bật tìm các địa điểm. Và quan trọng có thể phải thuê với giá đặc biệt cao.
• Bối rối trước những sự cố. Nếu không có kinh nghiệm, bạn sẽ có thể rơi vào tình cảnh bất lực trước những rủi ro. Như âm thanh bị nhiều, mc, ca sĩ, khách mời đến muộn…
• Chi phí sự kiện có thể bị đội lên rất nhiều so với kế hoạch.

2. Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo chuyên nghiệp thành công

Một sự kiện thành công rực rỡ chắc chắn cần được chuẩn bị kỹ lưỡng. Và thực hiện theo đúng quy trình chuẩn hóa chuyên nghiệp.Vậy nên, nắm trong tay quy trình tổ chức tốt bạn đã thành công 50%.

Để tiết kiệm chi phí, bạn có thể nhờ sự tư vấn và hỗ trợ nhận quy trình tổ chức chuyên nghiệp tại các công ty sự kiện lớn. Bằng cách trực tiếp liên hệ 090 320 5559. Hoàn toàn miễn phí!

Hoặc bạn có thể tham khảo qua quy trình 6 bước triển khai hội nghị, hội thảo như sau:

Bước thứ nhất: Xác định chủ đề chính của sự kiện

Chủ đề là yếu tố cần xác định đầu tiên của mọi sự kiện. Và đối với hội nghị, hội thảo hay họp báo, chủ đề lại càng quan trọng hơn. Càng xác định rõ bao nhiêu thì sự kiện có thể thành công bấy nhiêu. Có chủ đề đúng mới có thể xác định các bước tiếp theo. Như kế hoạch, cách thức xây dựng trang trí, chọn lựa nhân sự và nghệ thuật… 

Bước thứ hai: Lên kế hoạch tổng quát tổ chức sự kiện

Kế hoạch tổng quát này thường bao gồm các đầu mục sau:

• Mục đích cuối cùng cần đạt được của sự kiện
• Nội dung xuyên suốt sự kiện
• Thời gian và địa điểm dự kiến
• Dự trù kinh phí tổ chức
• Danh sách khách mời. Có phân loại rõ ràng khách VIP, đối tác, bạn hàng và khách mời.
• Lựa chọn các tiết mục nghệ thuật trong sự kiện (ca sĩ, bài hát, nghệ nhân, nhóm nhảy, nhóm múa…)
• Xác định các bước thực hiện tổ chức

Bước thứ ba: Thực hiện chi tiết các bước tổ chức hội nghị

Sau khi đã có kế hoạch tổng quát thực hiện. Các bộ phận liên quan sẽ phân nhỏ thành các đầu công việc và thực hiện cũng như đánh giá. 

Ví dụ các đầu việc như:

• Thực hiện trang trí theo chủ đề: từ cổng chào, thảm, sân khấu, nơ, khăn trải bàn… Đều phải đồng nhất với chủ đề của sự kiện.
• Setup các hoạt động thêm trong sự kiện như. Đưa đón khách mời vào vị trí. Sắp xếp khu nghỉ ngơi cho khách đường xa. Setup khu ăn uống và nghỉ ngơi (thường là tổ chức tiệc trà teabreak). Hướng dẫn khách mời trong những trường hợp cần thiết.
• Truyền thông, quảng bá cho sự kiện. Hội nghị, hội thảo hay họp báo vốn được coi là một hình thức marketing cho doanh nghiệp. Vì vậy, để sự kiện thành công rực rỡ, hoạt động truyền thông là điều cần thiết.
• Thuê các đơn vị tổ chức in ấn thiệp mời, form thư…
• Phát thư mời tham dự cho các khách mời (Trực tiếp hoặc qua email)

Bước thứ tư: Tiến hành tổ chức

Đây là bước thực hiện công việc. Nhiệm vụ của bạn là theo dõi và đánh giá tiến độ cũng như hiệu quả thực hiện. Vậy nên, hãy thật cẩn thận và sao xát tất cả các bước. 

Việc điều phối thường sẽ do đạo diễn sự kiện là người trực tiếp chỉ huy. Họ thường là người có kinh nghiệm nhiều năm tổ chức. Thâm niên trong nghề cao. Có thể nói, nhìn một phát là biết ngay còn thiếu sót ở điểm nào. Cần lưu ý ở khâu nào. Vì họ, là người điều phối hàng nghìn các sự kiện lớn nhỏ. 

Bước thứ năm: Tổng kết, kết thúc chương trình hội nghị, hội thảo

Đây là những phút then chốt cuối cùng của sự kiện. Các hoạt động thường được diễn ra đó là:

• Tặng quà lưu niệm cho khách mời tham dự sự kiện
• Ghi chép đầy đủ biên bản cho hội nghị, hội thảo, họp báo. Phục vụ cho hoạt động truyền thông sau sự kiện.

Tham khảo: Gợi ý quà tặng trong hội nghị khách hàng của doanh nghiệp

Bước cuối cùng: Xử lý thông tin sau sự kiện

Công ty doanh nghiệp ngồi lại cùng đơn vị tổ chức sự kiện đánh giá hiệu quả tổ chức. Phân tích và chỉ ra những điểm chưa đúng hoặc chưa làm được theo hợp đồng.

Đơn vị tổ chức kiện toàn lại toàn bộ hoạt động. Kiến nghị để hoàn thiện hơn cho các sự kiện lần sau. Tổng kết và lưu sự kiện vào tệp danh mục đã tổ chức.

3. Đại Lâm chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức hội thảo, hội nghị, tọa đàm, họp báo chuyên nghiệp

Đại Lâm Event là một trong những công ty sự kiện có nhiều năm kinh nghiệm nhất hiện nay. Được thành lập từ năm 2004, với gần 20 năm kinh nghiệm, Đại Lâm đã tổ chức hàng nghìn các sự kiện lớn nhỏ khác nhau. Đến với Đại Lâm, bạn sẽ được:

• Sử dụng dịch vụ trọn gói chuyên nghiệp: Với từng ấy năm kinh nghiệm, Đại Lâm hiểu bạn sẽ cần những gì khi tổ chức sự kiện. Chúng tôi sẽ cung ứng dịch vụ đầy đủ nhất. Tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức cho bạn. 
• Tiết kiệm chi phí: Đến với chúng tôi, bạn sẽ được nhận những khuyến mãi lớn. Đặc biệt ở khâu thuê ca sĩ nổi tiếng và địa điểm tổ chức. Với mối giao hảo lâu năm, chúng tôi được hưởng những ưu đãi riêng và chính sách đài ngộ tốt nhất.
• Nhân sự sự kiện chuyên nghiệp: Đội ngũ nhân sự được đào tạo bài bản, chuyên nghiệp. Đạo diễn sự kiện nổi tiếng, đội ngũ lễ tân, PG, người mẫu chuyên nghiệp, ngoại hình tốt…
• Trang thiết bị sự kiện chính hãng, mới, được bảo dưỡng hằng năm. Đại Lâm có sẵn trang thiết bị được bảo dưỡng hằng năm bởi các công ty bảo dưỡng sự kiện chuyên nghiệp của Ý.
• Bảo hành sự kiện. Chúng tôi tin tưởng vào chất lượng dịch vụ sự kiện của mình. Bởi vậy, Đại Lâm cam kết: 100% thành công, 100% không rủi ro, 100% không phụ trội.

Liên hệ tư vấn và tổ chức sự kiện nhanh nhất: 090 320 5559

Xem thêm: Kịch bản tổ chức hội nghị tri ân khách hàng