Tìm hiểu kịch bản, quy trình tổ chức hội nghị tri ân khách hàng chuyên nghiệp, thành công và sáng tạo?

Liên hệ ngay công ty tổ chức sự kiện Đại Lâm – đơn vị sự kiện uy tín hàng đầu tại Việt Nam để được tư vấn chi tiết. Chúng tôi sẽ cung cấp miễn phí toàn bộ các thông tin cần thiết để bạn có được một sự kiện hội nghị đạt hiệu quả cao nhất về mặt kinh tế cũng như nâng cao vị thế của doanh nghiệp trong tâm thức của khách hàng. 

Đại Lâm sở hữu đội ngũ chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm, hệ thống kho thiết bị hiện đại cùng quy trình tổ chức tinh gọn. Chắc chắn sẽ làm hài lòng mọi khách hàng khi đến với Đại Lâm. Liên hệ ngay 090 320 5559 – Mr. Tùng để được tư vấn chi tiết. 

Chuyên gia của Đại Lâm đang tổ chức tổng duyệt sự kiện hội nghị khách hàng Viglacera 2022

1. Tìm hiểu về sự kiện hội nghị tri ân khách hàng

Khách hàng là nhân tố đóng vai trò quyết định đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Do vậy, hằng năm, các công ty, doanh nghiệp đều tổ chức hội nghị khách hàng để thể hiện sự trân trọng và niềm cảm kích với các đối tác, nhà cung cấp, nhà phân phối… đã tin tưởng và sử dụng sản phẩm, dịch vụ của công ty.

Hội nghị tri ân khách hàng còn được biết đến với nhiều tên gọi khác nhau, tùy thuộc vào đặc điểm và hình thức kinh doanh của công ty. Như lễ kỷ niệm, lễ vinh danh nhà phân phối xuất sắc, hội nghị khách hàng… Ngoài ra, sự kiện này còn được tổ chức dưới nhiều hình thức khác nhau. Có thể kể đến như: 

• Tiệc tri ân khách hàng tại nhà hàng, khách sạn
• Tặng quà sinh nhật cho khách hàng, nhà phân phối
• Tổ chức trải nghiệm miễn phí sản phẩm, dịch vụ
• Tặng ưu đãi cho khách hàng 
• Tổ chức trò chơi nhằm thu hút truyền thông
• …

Như vậy có thể thấy, hội nghị khách hàng là sự kiện đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp. Nó không những giúp tăng cường sự gắn bó của khách hàng mà còn là công cụ quảng bá, marketing đặc biệt hiệu quả trong thời đại số hiện nay. Do vậy, hầu hết các doanh nghiệp đều không tự tổ chức. Mà thay vào đó, họ tìm kiếm và sử dụng dịch vụ của các công ty sự kiện chuyên nghiệp. 

Tổ chức hội nghị tri ân khách hàng trong trung tâm tổ chức sự kiện

2. Ý nghĩa tổ chức hội nghị tri ân khách hàng

Lợi ích khi tổ chức hội nghị khách hàng có thể thấy rõ thông qua quá trình phát triển của doanh nghiệp. Có thể nói, hội nghị tri ân khách hàng là dịp để đại diện doanh nghiệp có thể gặp mặt trực tiếp khách hàng, là các đối tác, nhà cung cấp, nhà phân phối… để bày tỏ lời cảm ơn chân thành. Điều này sẽ giúp khách hàng nhận thấy tầm quan trọng của họ đối với doanh nghiệp và thái độ quan tâm, tôn trọng của doanh nghiệp đối với họ.

Hơn thế nữa, sự kiện còn là dịp để doanh nghiệp tự khẳng định bản thân, nâng cao hình ảnh và thương hiệu trước công chúng. Đây là phương thức marketing đặc biệt hữu hiệu hiện nay.

Ngoài ra, một số doanh nghiệp có thể lồng ghép các hoạt động khác trong khuôn khổ hội nghị khách hàng. Chẳng hạn như tuyên bố kế hoạch phát triển trong thời gian tới, tổng kết những thành tích đã đạt được, vinh danh các cá nhân xuất sắc hoặc thậm chí là ra mắt bộ sản phẩm mới của doanh nghiệp. Đây là sự kết hợp nhiều loại hình sự kiện trong một. 

3. Quy trình tổ chức hội nghị tri ân khách hàng chuyên nghiệp

Một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của sự kiện đó là quy trình tổ chức. Trong bài viết này, Đại Lâm sẽ cung cấp cho bạn quy trình tổ chức cơ bản đối với các sự kiện hội nghị khách hàng, hội thảo doanh nghiệp… Còn nếu muốn tham khảo thêm quy trình cụ thể đối với loại hình doanh nghiệp của bạn thì hãy liên hệ Đại Lâm Event để được tư vấn miễn phí. Hotline 090 320 5559. 

Tưng bừng với hội nghị tri ân khách hàng HABECO năm 2019

3.1. Bước chuẩn bị cho sự kiện

Để tổ chức sự kiện hội nghị thành công và sáng tạo, trước tiên, bạn cần thực hiện một số hoạt động sau:

• Xác định mục đích tổ chức: Có thể là tri ân khách hàng, vinh danh đại lý, cá nhân xuất sắc, tuyên bố dòng sản phẩm mới, thực hiện song song với lễ tổng kết cuối năm…
• Xác định nét riêng của doanh nghiệp: Có thể tìm kiếm sự khác biệt trong hướng phát triển, văn hóa, mục tiêu doanh nghiệp…
• Xác định quy mô khách mời: Lên kế hoạch về các khách mời tham dự sự kiện (số lượng, thành phần tham gia, tên tuổi, địa chỉ…)
• Xác định thời gian tổ chức: Thời gian tổ chức phải đảm bảo sự thuận tiện trong quá trình tham dự của khách mời (có thể vào ngày nghỉ, buổi chiều tối…)
• Xác định địa điểm tổ chức: Việc lựa chọn địa điểm thường được chuẩn bị bởi bên tổ chức, có thể là trung tâm tổ chức sự kiện, nhà hàng, khách sạn, khu du lịch nghỉ dưỡng hay các địa điểm ngoài trời có không gian rộng thoáng.

3.2. Lên ý tưởng tổ chức sự kiện

Ý tưởng là linh hồn của sự kiện. Ý tưởng tổ chức là yếu tố đầu tiên ảnh hưởng đến sự thành công và sáng tạo của sự kiện. Do vậy, việc lên ý tưởng và xác định chủ đề đều được thực hiện bởi những chuyên gia event có nhiều năm kinh nghiệm.

Ở bước trước, bạn đã xác định được nét riêng của doanh nghiệp. Còn trong bước này, bạn sẽ kết hợp nét riêng đó với mục đích tổ chức để tìm ra ý tưởng sự kiện sáng tạo nhất. Một sự kiện hội nghị đặc biệt sẽ mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều các lợi ích khác nhau, kể cả về mặt kinh tế lẫn mối quan hệ với khách hàng. Do đó, bạn hãy cố gắng hết sức trong bước này để lựa chọn một chủ đề hấp dẫn và truyền tải thông điệp có giá trị nhất.

Có thể nói, việc xác định ý tưởng tổ chức là khâu khiến nhiều người chùn bước. Bởi nếu không tìm ra được sự mới lạ, độc đáo thì sự kiện hội nghị của doanh nghiệp sẽ gây ra sự nhàm chán đối với khách mời tham dự. Họ sẽ đánh giá về năng lực, trình độ và sự nhạy bén của doanh nghiệp nói chung. Từ đó ảnh hưởng lớn đến hành trình trải nghiệm của khách mời. 

3.3. Xây dựng kịch bản sự kiện

Hội nghị khách hàng tại Huế của công ty Viglacera

Bạn sẽ được cung cấp miễn phí kịch bản hội nghị tri ân khách hàng khi gửi yêu cầu tư vấn đến Đại Lâm Event. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẽ phân tích và gửi đến bạn một số mẫu kịch bản để bạn lựa chọn cho phù hợp. Thông thường, kịch bản sẽ bao gồm một số nội dung sau:

• Đón khách: Đây là nhiệm vụ của ban lễ tân. Họ sẽ check tin thiệp mời tham dự, dẫn khách tới vị trí được yêu cầu từ trước (ví dụ như vị trí khách VIP ở trung tâm, hay phân thành khách hàng thân thiết, nhà cung cấp, nhân viên công ty…)
• Khai mạc sự kiện: MC ổn định chỗ ngồi cho khách mời, giới thiệu chương trình, đại biểu tham dự. Thường sẽ lồng ghép một tiết mục nghệ thuật (nhảy hiện đại, múa, hát…)
• Phần giới thiệu của doanh nghiệp: Đại diện doanh nghiệp sẽ phát biểu, gửi lời cảm ơn đến khách hàng, giới thiệu các phần nội dung khác (thành tựu đã đạt được, kế hoạch phát triển sắp tới…)
• Thời gian giao lưu: Khách mời sẽ có khoảng thời gian nghỉ tùy chỉnh. Khi đó, đơn vị tổ chức sắp xếp trình diễn một số tiết mục nghệ thuật. 
• Khai tiệc: Khoảng thời gian khách mời dùng tiệc, trao đổi thông tin… 
• Tổ chức minigame khuấy động không khí sự kiện
• Bế mạc sự kiện: Trao quà tặng cho khách mời, vinh danh những cá nhân, đại lý xuất sắc, đại diện doanh nghiệp phát biểu kết thúc sự kiện.

3.4. Triển khai tổ chức sự kiện hội nghị

Sau khi đã xác định được toàn bộ các thông tin trên thì bước cuối cùng đó là triển khai tổ chức sự kiện.

Đầu tiên, bạn sẽ kiểm soát tiến trình tổ chức các khâu theo đúng kế hoạch đã đề ra. Kiểm tra về thời gian, số lượng, chất lượng… Các đầu mục trọng yếu cần quan tâm đó là lựa chọn địa điểm tổ chức, thiết kế thiệp mời, gửi thiệp mời, chuẩn bị quà tặng, thiết kế backdrop, sân khấu sự kiện, xét duyệt các nhân sự tham gia trình diễn tại sự kiện… Sau đó, khi gần đến thời gian tổ chức, bạn cần đảm bảo tiến độ việc lắp ráp sân khấu, thiết bị sự kiện… Và tổ chức tổng duyệt sự kiện. 

4. Dịch vụ tổ chức hội nghị tri ân khách hàng của Đại Lâm Event

Hoành tráng với đại tiệc tri ân khách hàng của công ty Blue Seas

Trong 20 năm hình thành và phát triển, Đại Lâm rất may mắn khi nhận được sự ủng hộ và niềm tin tưởng tuyệt đối của nhiều công ty, doanh nghiệp trong và ngoài nước. Chúng tôi đã tổ chức hàng trăm sự kiện hội nghị khách hàng thành công và sáng tạo trên toàn quốc. Trong đó, phổ biến nhất là tổ chức sự kiện tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh. 

Tính đến năm 2022, Đại Lâm đã sở hữu:

• Thành tích tổ chức hơn 600 sự kiện hội nghị khách hàng
• Đội ngũ chuyên gia tổ chức sự kiện được đào tạo bài bản, chuyên nghiệp
• Hệ thống chi nhánh phủ rộng ba miền trên toàn quốc
• Hệ thống kho thiết bị hiện đại ở nhiều tỉnh trọng yếu nhằm phục vụ tốt nhất nhu cầu của mọi khách hàng

Do vậy, chúng tôi tự tin khi giới thiệu đến bạn dịch vụ tổ chức hội nghị khách hàng trọn gói chuyên nghiệp, thành công và sáng tạo. Đại Lâm sẽ lo trọn gói từ việc lựa chọn địa điểm, xây dựng kịch bản, quản lý các khâu tổ chức… Chúng tôi còn cung cấp dịch vụ tiệc trong sự kiện như tiệc trà teabreak, tiệc buffet, tiệc mặn theo yêu cầu. Với mỗi sự kiện, Đại Lâm cam kết mang đến trải nghiệm sự kiện chuyên nghiệp nhất, khiến khách hàng cảm nhận trọn vẹn 5 giác quan trong sự kiện. 

Ngoài ra, Đại Lâm còn cung cấp các dịch vụ sự kiện lẻ khác. Có thể kể đến như:

• Cho thuê MC, ca sĩ, nhóm nhảy, nhóm múa, đội lễ tân, PG trong sự kiện
• Cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện: âm thanh, ánh sáng, bàn ghế…
• Thiết kế, setup sân khấu tổ chức sự kiện
• Tổ chức tiệc trà teabreak, tiệc mặn theo yêu cầu
• ….

Vậy nên, nếu bạn có nhu cầu tổ chức hội nghị khách hàng hoặc bất kỳ sự kiện nào khác, hãy liên hệ ngay với công ty tổ chức sự kiện Đại Lâm để được tư vấn chi tiết nhất. Chúng tôi – đơn vị sự kiện hàng đầu tại Việt Nam cam kết mang đến những giá trị tốt nhất với khách hàng. Ngoài ra, bạn có thể yêu cầu dự báo chi phí tổ chức hội nghị khách hàng khi cung cấp một số thông tin về sự kiện như địa điểm mong muốn, số lượng khách mời…

Mọi thông tin xin liên hệ: Hotline 090 320 5559 – Mr. Tùng hoặc email sales.dailamevent@gmail.com. Đại Lâm luôn tỏa sáng cùng bạn trong những sự kiện thành công nhất!