Nhân sự trong tổ chức sự kiện là điều rất quan trọng đối với việc tổ chức event, bởi con người là tiền đề cho mọi hoạt động diễn ra trong sự kiện, là nơi bắt nguồn các ý tưởng thiết kế sáng tạo cho sân khấu và chương trình được diễn ra thành công và được cụ thể kế hoạch trên giấy, trên máy tính ra ngoài thực tế. 

Bởi vậy, có thể nói nhân sự là một yếu tố quan trọng bậc nhất để quyết định sự kiện đó có diễn ra thành công hay không.

Để tổ chức thành công một sự kiện, đội ngũ nhân sự sẽ được chia ra thành từng nhóm, mỗi nhóm sẽ hỗ trợ và giúp đỡ lẫn nhau trong quá trình làm việc để sựu kiện được diễn ra một cách thuận lợi và thành công nhất. Mô hình chung cho nhân sự tổ chức sự kiện sẽ bao gồm những vị trí sau:

QUẢN LÝ

Quản lý là người sẽ chịu trách nhiệm lập ra bản kế hoạch hoàn thiện của sự kiện và thống nhất dựa trên các ý kiến được thảo luận từ trước của các cộng sự có liên quan. Trách nhiệm của quản lý sẽ phải kiểm tra và sửa chữa bản kế hoạch ngay khi kế hoạch còn nằm trên giấy, viết các hạng mục sản xuất, thuê dụng cụ, đồ đạc, địa điểm, các phương án hạn chế rủi ro trong tổ chức sự kiện, kiểm soát khủng hoảng. 

Ngoài ra, quản lý sẽ phân công nhân sự dựa theo từng hạng mục khác nhau và theo những gì người đó hiểu về năng lực của mỗi người để sắp xếp họ vào những bộ phận khác nhau, đồng thời liên kết nhân sự, liên kết các bộ phận để đạt được mục tiêu cuối cùng.

Có thể nói đây là vị trí quan trọng trong khâu tổ chức một sự kiện vì đây sẽ là người có đầu óc thông minh, nhanh nhạy, sáng tạo, ứng phó và giải quyết được mọi vấn đề xảy ra trong sự kiện.

GIÁM SÁT

Nếu quản lý là người chịu trách nhiệm tổng quan, thì giám sát viên sẽ là người phụ trách từng hạng mục cụ thể trong event. 

Với mỗi một hạng mục khác nhau thì người giám sát các hạng mục đó cũng sẽ khác nhau, tùy theo năng lực và chuyên môn của mỗi người để quản lý có thể phân chia công việc cụ thể. Ví dụ như công việc thi công, lắp đặt sân khấu thì người giám sát công trình cũng phải là người có chuyên môn, biết việc thi công có những hạng mục gì, thời gian hoàn thành là bao lâu,..để có thể tối ưu hóa các vấn đề xẩy ra xung quanh. Hay với hạng mục thuê các dụng cụ, thiết bị có trong sự kiện, thì người giám sát hạng mục đó phải là người hiểu biết rõ nhất các thiết bị đó dùng cho trường hợp nào.

Với một người giám sát tốt, biết khắc phục những lỗi sai xảy ra thì sẽ khiến cho chương trình được diễn ra suôn sẻ và thuận lợi hơn.

• Dịch vụ cung cấp nhân tượng chuyên nghiệp
• Dịch vụ cung cấp nghệ nhân ảo thuật

NHÂN VIÊN

Là người thực hiện các công việc theo sự phân công của Event Manager. Các nhân viên đã được tranning kỹ lưỡng từ trước và nên có kỹ năng team work tốt để phối hợp với cấp trên và với các đồng nghiệp khác để tạo ra một chương trình thành công nhất, để lại ấn tượng tốt trong lòng khách hàng. Nếu có sự cố đột xuất gì xảy ra trong quá trình diễn ra sự kiện thì nhân viên phải báo ngay với manager để xử lý kịp thời và khắc phục tránh được những rủi ro không đáng có.

LỄ TÂN – PG

Là những người được thuê để làm thời vụ theo dự án, có trách nhiệm hỗ trợ thực hiện những công việc do quản lý đưa ra theo thời gian, công việc này không đòi hỏi quá nhiều kỹ năng nhưng quan trọng là phải biết cách ứng xử với khách hàng.

Tuy nhiên, tùy theo tầm cỡ và mục đích của từng sự kiện, nhân sự tham gia thường có sự khác biệt và thay đổi.

VẤN ĐỀ QUẢN LÝ NHÂN SỰ TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Tùy theo quy mô và yêu cầu của doanh nghiệp đối với sự kiện thì bên tổ chức sự kiện có thể quyết định số lượng nhân sự và phân công công việc sao cho phù hợp. 

Tuy nhiên, việc quản lý nhân sự khi tổ chức event, đặc biệt là với đội ngũ nhân sự đông đảo cho một event mang quy mô lớn là điều không hề dễ dàng. Điều này cần một người lãnh đạo tốt có khả năng nhìn xa trông rộng, xử lý được mọi tình huống xảy ra trong quá trình diễn ra sự kiện mà không làm mất lòng khách hàng.

Các vấn đề về nhân sự cần phải được khắc phục ngay từ đầu đó là trang phục: Với trang phục của nhân viên thì phải luôn chỉnh chu, gọn gàng, sạch sẽ, không nhăn nhúm, còn đối với trang phục của Lễ tân – PG, trang phục luôn phải đẹp nhất, màu sắc nổi bật, không sờn rách để tạo được điểm nhấn cho sự kiện. Với mỗi một nhân viên, lễ tân, PG, thì khuôn mặt ưa nhìn, dáng đi hay chiều cao cũng đều phải theo tiêu chuẩn của bên thuê đưa ra để tạo được thiện cảm của khách hàng.

Quản lý nhân sự tốt, có kế hoạch rõ ràng thì tỷ lệ thành công của sự kiện sẽ càng cao

Để hiểu rõ hơn về nhân sự trong sổ chức sự kiện và được tư vấn sâu hơn các bạn hãy liên hệ với chúng tôi: CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN ĐẠI LÂM, Hotline: 0903 205 559