Ở Việt Nam, tổ chức sự kiện và quản lý sự kiện là hai khái niệm rất dễ gây nhầm lẫn. Do đó, rất nhiều những hiểu lầm không đáng có giữa các công ty tổ chức sự kiện và các đơn vị thuê dịch vụ đã phát sinh. Trong bài viết này, Đại Lâm Event sẽ giúp bạn phân biệt rõ ràng hai khái niệm trên cũng như hiểu rõ hơn về những khó khăn khi quản lý một sự kiện.

Tổ chức sự kiện (Event Planning)

Tổ chức sự kiện là việc lập kế hoạch cho sự kiện. Nó là bước đầu tiên khi bạn làm việc với khách hàng. Tất cả các sự kiện từ quy mô nhỏ như đám cưới, khai trương đến sự kiện quan trọng, hoành tránh như lễ kỷ niệm, hội thao, cuộc họp của những công ty lớn… Những sự kiện nội bộ đến sự kiện cấp quốc gia thì luôn cần lên kế hoạch chi tiết. Khi gặp khách hàng trao đổi những vấn đề: chủ đề, ý tưởng, ngày giờ tổ chức, các hạng mục, đơn giá đều có trong bản kế hoạch sau đó. 

Tổ chức sự kiện bắt đầu từ những bản kế hoạch đến khi thực hiện, tổng duyệt và kết thúc. Người tổ chức phải xử lý các hạng mục theo kế hoạch đã được thống nhất. Tính chuyên nghiệp của người tổ chức là nắm bắt, thu thập thông tin sau đó thiết kế sự kiện hoàn hảo đáp ứng mục tiêu chương trình. Khách hàng muốn sử dụng dịch vụ của bên cung cấp từ khâu lên kế hoạch, triển khai các hạng mục đến khi hoàn thành.

Trách nhiệm của tổ chức sự kiện bao gồm:

• Lên ý tưởng sự kiện ( dựa trên chủ đề của khách hàng)
• Lựa chọn địa điểm.
• Thương thảo hợp đồng bên cho thuê địa điểm ( nếu địa điểm thuê ngoài)
• Tìm nhà cung cấp từng hạng mục ( thiết bị, nhân sự, thi công…)
• Nếu có ăn uống  thì bạn lên kế hoạch buffet, tea break, tiệc ngồi…
• Lên kịch bản cho chương trình
• Lời dẫn cho MC
• In thiệp mời cho khách mời đến dự
• Lên thiết kế sân khấu, background, cổng chào, chỗ ngồi, tiểu cảnh…

Quản lý sự kiện (Event Managing)

Một sự kiện được tạo nên từ nhiều mảnh ghép khác nhau được lắp ráp lại. Sự kiện thành công cấu thành từ nhiều yếu tố đúng nơi, đúng thời gian, chạy chương trình suôn sẻ, theo kế hoạch. Quá trình này gọi quản lý sự kiện. 

Quản lý sự kiện từ kế hoạch sự kiện sẽ tạo, điều phối, quản lý những hạng mục khác nhau. Quản lý đến những con người phụ trách từng hạng mục. Trách nhiệm của quản lý sự kiện bao gồm:

• Điều phối, giám sát nhà cung cấp bên ngoài.
• Nếu phát sinh bãi đỗ xe, cần giám sát bên phụ trách bãi xe.
• Lên kế hoạch dự phòng
• Quản lý nhân viên phụ trách từng hạng mục,
• Giám sát việc thực hiện 1 sự kiện
• Giám sát quá trình chạy chương trình
• Giải quyết tình huống phát sinh.

Khi hai chức năng này thường sẽ chồng chéo nếu không xác định rõ ràng. Hai chức năng liên quan chặt chẽ với nhau. Những bên tổ chức sự kiện có thể cung cấp dịch vụ quản lý sự kiện và ngược lại. Khi nhận làm sự kiện, bạn cần tạo ra sự thu hút người tham dự. Bạn  cần thiết lập việc marketing P&R thu hút trước và sau sự kiện. Trước khi sự kiện diễn ra, bạn đã có công cuộc truyền thông để nhiều người biết đến sự kiện. Bạn có thể dùng các kênh truyền hình, mạng xã hội để thu hút người xem, quan tâm sự kiện. Khi diễn ra sự kiện, bạn có thể live stream, hỏi đáp khách mời, tạo trò chơi ngay tại sự kiện. Sau sự kiện, bạn dùng chính mạng xã hội đưa hình ảnh, thông tin tạo hiệu ứng. Bạn tạo cuộc thăm dò ý kiến khách hàng.

Trên đây là những thông tin bạn cần biết về tổ chức sự kiện và quản lý sự kiện được Đại Lâm Event tìm hiểu giúp bạn tham khảo. Đại Lâm Event cung cấp dịch vụ tổ chức và quản lý sự kiện.Với bề dày gần 20 năm kinh nghiệm làm việc trong mảng tổ chức sự kiện và cung cấp nhân sự sự kiện. Đội ngũ chuyện nghiệp, tận tâm với công việc trong từng event. Khi bạn cung cấp thông tin, nhân viên chúng tôi sẽ giúp bạn tìm ra giải pháp cho sự kiện mà bạn tổ chức.

Với phương châm “Kết nối đến thành công”, đến với Đại Lâm là đến với thành công và sự hoàn hảo.

Mọi thắc mắc, thông tin liên hệ:

• Công ty TNHH Tổ Chức Sự Kiện Đại Lâm
• Địa chỉ: Tòa nhà Mỹ Đình Plaza, Số 138 Trần Bình- Mỹ Đình- Nam Từ Liêm- Hà Nội
• Hotline: 0903 205 559
• Website: tochucsukiendailam.com