Tải mẫu bảng dự trù kinh phi tổ chức sự kiện chi tiết

Mẫu bảng dự trù kinh phi tổ chức sự kiện chi tiết

Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện được xây dựng như thế nào? Hạng mục chi phí nào cần được thống kê để xác định chi phí tổ chức sự kiện dự kiến. Hãy cùng tham khảo ngay bài viết dưới đây của Đại Lâm Event để hiểu hơn về cách xây dựng bảng dự trù kinh phí hiệu quả khiến sếp “sáng mắt” nhé!

Lưu ý: Để tiết kiệm thời gian và hiệu quả hơn, bạn có thể liên hệ với các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để tham khảo báo giá tổ chức sự kiện chi tiết. Liên hệ ngay 090 320 5559 – Mr. Tùng để được tư vấn miễn phí. 

1. Tầm quan trọng của bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Ngân sách dự kiến cho hoạt động tổ chức sự kiện là yếu tố đặc biệt quan trọng mà bạn cần xác định ngay từ bước đầu tiên.

Mẫu bảng dự trù kinh phi tổ chức sự kiện chi tiết

Tầm quan trọng của bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Khi bạn được giao nhiệm vụ quản lý tổ chức một sự kiện nào đó của công ty, thì công việc đầu tiên mà bạn cần trình sếp đó là bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện. Bảng này sẽ bao gồm các khoản chi tiêu và mức chi tiêu dự kiến cho từng khoản.

Bảng dự trù kinh phí cần được xác định rõ ràng để hạn chế các rủi ro liên quan đến tài chính, ngân sách của doanh nghiệp. Các chi phí được liệt kê có thể thay đổi nhưng không quá tỷ lệ cho phép, trung bình khoảng 5%.

Ngoài ra, dự trù kinh phí tổ chức còn hạn chế được những gian lận có thể xảy ra trong quá trình thu chi.

Một vài lưu ý cho bạn khi đề xuất dự trù kinh phí:

  • Hiểu chính xác mục đích tổ chức sự kiện của công ty
  • Xác định những hoạt động cần thiết, những khoản thu chi cần thiết
  • Đề xuất lựa chọn dịch vụ tổ chức sự kiện của các công ty uy tín

2. Các bước lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Quy trình lập bảng dự trù kinh phí bao gồm các bước sau:

  • Bước 1: Phân tích sự kiện
  • Bước 2: Lên danh sách các hạng mục tổ chức
  • Bước 3: Tham khảo giá đề xuất
  • Bước 4: Tính toán chi phí phát sinh
  • Bước 5: Hoàn thành bảng dự trù kinh phí

2.1. Bước 1: Phân tích sự kiện

Các bước lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Phân tích sự kiện là bước đầu tiên khi lập bảng dự trù kinh phí

Như đã mô tả ở trên, để xác định được chi phí dự kiến thì trước tiên, bạn phải hiểu thật rõ sự kiện. Hãy xác định:

  • Mục đích tổ chức
  • Mong muốn của doanh nghiệp về sự kiện
  • Quy mô sự kiện (khách mời, địa điểm …)
  • Phong cách thiết kế

2.2. Bước 2: Lên danh sách các hạng mục tổ chức

Một danh sách checklist các hoạt động là điều cần thiết mà bạn phải xác định. Bạn phải tìm hiểu xem thông thường để tổ chức một sự kiện thì sẽ bao gồm những hoạt động gì? Mỗi hoạt động sẽ cần những gì? (Liên quan đến địa điểm, con người, trang thiết bị…). 

2.3. Bước 3: Tham khảo giá đề xuất

Có hai cách để tìm hiểu về giá đề xuất.

Cách thứ nhất, bạn tìm kiếm các đơn vị cung cấp dịch vụ riêng lẻ của từng hạng mục để tham khảo giá. Ưu điểm của hình thức này là mức giá sẽ tối ưu hơn một chút. Nhưng bạn sẽ phải chịu rủi ro rất lớn về sự phối hợp nhịp nhàng giữa các khâu trong quá trình tổ chức sự kiện. Từ đó dẫn đến sự kiện không thành công.

Còn cách thứ hai mà hầu hết mọi người đều làm đó là tìm kiếm một công ty tổ chức sự kiện uy tín trên thị trường. Các tiêu chí đánh giá sẽ bao gồm:

  • Số năm kinh nghiệm
  • Số lượng sự kiện tương tự đã tổ chức
  • Có nhân sự chuyên nghiệp không?
  • Có sẵn trang thiết bị sự kiện không hay thuê ngoài?
  • Đánh giá của các khách hàng đã từng hợp tác có tốt không?
  • Công ty đó cam kết những gì về chất lượng dịch vụ?
  • Quy trình thanh toán có lợi gì không?

2.4. Bước 4: Tính toán các chi phí phát sinh

Mọi hạng mục chi phí đều có thể bị sai lệch so với dự kiến. Điều này tùy thuộc vào nhu cầu thị trường ở thời điểm mà bạn tổ chức sự kiện. Ngoài ra, khi không có kinh nghiệm tổ chức, bạn sẽ phải chịu rất nhiều các khoản phí phát sinh khác do không kiểm soát được những tình huống bất ngờ.

Mức phí phát sinh cơ bản sẽ dao động từ 5 – 10%. Ngoài ra, một số sự kiện tự tổ chức mức phí phát sinh có thể lên đến 50 – 70%. Điều này chắc chắn sẽ khiến bạn bị ảnh hưởng rất lớn về việc tiến triển trong sự nghiệp.

Do vậy, hãy tìm kiếm một công ty sự kiện uy tín để hợp tác. Họ sẽ cam kết chi phí tổ chức không vượt quá chi phí dự kiến. Và bạn hoàn toàn có thể yên tâm về vấn đề này.

Đặc biệt, nếu bạn tổ chức sự kiện tại Hà Nội thì việc này là hoàn toàn cần thiết.

2.5. Hoàn thành bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Sau khi hoàn thành các đầu công việc trên thì ở bước này, bạn chỉ cần tổng hợp và trích xuất dữ liệu để báo cáo với sếp. Nếu sếp có đề xuất thay đổi mục nào thì bạn sẽ nghiên cứu và thực hiện tương tự từ bước 1 đến bước 5.

3. Mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chuẩn nhất

Sẽ rất khó khăn nếu bạn là người chưa có kinh nghiệm xây dựng mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức. Ngay sau đây, Đại Lâm Event sẽ cung cấp cho bạn một mẫu cơ bản thường được sử dụng trong các công ty, doanh nghiệp. 

Bạn hãy nhấp vào link này để xem mẫu báo cáo bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện.

4. Cách tổ chức sự kiện tiết kiệm chi phí

Cách tổ chức sự kiện tiết kiệm chi phí

Lễ khánh thành nhà máy Artpres to Việt Nam

Cách nhanh và đơn giản nhất để tổ chức một sự kiện thành công mà tiết kiệm chi phí

Đó là ……………

Sử dụng dịch vụ của một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hàng đầu. Và Đại Lâm Event chắc hẳn là sự lựa chọn sáng suốt dành cho bạn.

Khi tìm hiểu về chúng tôi, bạn sẽ nhận thấy:

  • Đại Lâm là công ty đầu ngành, được thành lập từ năm 2004, có gần 20 năm kinh nghiệm
  • Trong hồ sơ năng lực của Đại Lâm đã có trên 2.000 sự kiện được tổ chức
  • Đánh giá của khách hàng về Đại Lâm vô cùng tốt, có sự chuyên nghiệp, chỉn chu và tỉ mỉ
  • Nhân sự Đại Lâm đều là các chuyên gia sự kiện có nhiều năm kinh nghiệm
  • Đại Lâm sở hữu hệ thống kho thiết bị sự kiện ở nhiều tỉnh thành
  • Chi phí tổ chức sự kiện thấp hơn nhiều so với các đơn vị khác
  • Đại Lâm cam kết tổ chức thành công, không rủi ro, không phụ trội

Vậy còn chần chờ gì nữa mà không liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline 090 320 5559 để được tư vấn chi tiết và nhận báo giá miễn phí.

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm kế hoạch tổ chức sự kiện chuẩn nhất. 

CTY TỔ CHỨC SỰ KIỆN ĐẠI LÂM
DAILAM EVENT ORGANIZATION COMPANY., LTD

Trụ sở Hà Nội: Tòa nhà Mỹ Đình Plaza, 138 Trần Bình, P.Mỹ Đình 2, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội.

Chi nhánh Đà Nẵng: Số 20 Lê Đức Thọ, Quận Sơn TRà, TP. Đà Nẵng.

Chi nhánh HCM: Tòa nhà Sofomec Buiding, thành thái, Quận 10, TP.Hồ Chí Minh.

Liên hệ với chúng tôi