Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện được xây dựng như thế nào? Hạng mục chi phí nào cần được thống kê để xác định chi phí tổ chức sự kiện dự kiến. Hãy cùng tham khảo ngay bài viết dưới đây của Đại Lâm Event để hiểu hơn về cách xây dựng bảng dự trù kinh phí hiệu quả khiến sếp “sáng mắt” nhé!
Lưu ý: Để tiết kiệm thời gian và hiệu quả hơn, bạn có thể liên hệ với các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để tham khảo báo giá tổ chức sự kiện chi tiết. Liên hệ ngay 090 320 5559 – Mr. Tùng để được tư vấn miễn phí.
Nội dung bài viết
Ngân sách dự kiến cho hoạt động tổ chức sự kiện là yếu tố đặc biệt quan trọng mà bạn cần xác định ngay từ bước đầu tiên.
Tầm quan trọng của bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện
Khi bạn được giao nhiệm vụ quản lý tổ chức một sự kiện nào đó của công ty, thì công việc đầu tiên mà bạn cần trình sếp đó là bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện. Bảng này sẽ bao gồm các khoản chi tiêu và mức chi tiêu dự kiến cho từng khoản.
Bảng dự trù kinh phí cần được xác định rõ ràng để hạn chế các rủi ro liên quan đến tài chính, ngân sách của doanh nghiệp. Các chi phí được liệt kê có thể thay đổi nhưng không quá tỷ lệ cho phép, trung bình khoảng 5%.
Ngoài ra, dự trù kinh phí tổ chức còn hạn chế được những gian lận có thể xảy ra trong quá trình thu chi.
Một vài lưu ý cho bạn khi đề xuất dự trù kinh phí:
Quy trình lập bảng dự trù kinh phí bao gồm các bước sau:
Phân tích sự kiện là bước đầu tiên khi lập bảng dự trù kinh phí
Như đã mô tả ở trên, để xác định được chi phí dự kiến thì trước tiên, bạn phải hiểu thật rõ sự kiện. Hãy xác định:
Một danh sách checklist các hoạt động là điều cần thiết mà bạn phải xác định. Bạn phải tìm hiểu xem thông thường để tổ chức một sự kiện thì sẽ bao gồm những hoạt động gì? Mỗi hoạt động sẽ cần những gì? (Liên quan đến địa điểm, con người, trang thiết bị…).
Có hai cách để tìm hiểu về giá đề xuất.
Cách thứ nhất, bạn tìm kiếm các đơn vị cung cấp dịch vụ riêng lẻ của từng hạng mục để tham khảo giá. Ưu điểm của hình thức này là mức giá sẽ tối ưu hơn một chút. Nhưng bạn sẽ phải chịu rủi ro rất lớn về sự phối hợp nhịp nhàng giữa các khâu trong quá trình tổ chức sự kiện. Từ đó dẫn đến sự kiện không thành công.
Còn cách thứ hai mà hầu hết mọi người đều làm đó là tìm kiếm một công ty tổ chức sự kiện uy tín trên thị trường. Các tiêu chí đánh giá sẽ bao gồm:
Mọi hạng mục chi phí đều có thể bị sai lệch so với dự kiến. Điều này tùy thuộc vào nhu cầu thị trường ở thời điểm mà bạn tổ chức sự kiện. Ngoài ra, khi không có kinh nghiệm tổ chức, bạn sẽ phải chịu rất nhiều các khoản phí phát sinh khác do không kiểm soát được những tình huống bất ngờ.
Mức phí phát sinh cơ bản sẽ dao động từ 5 – 10%. Ngoài ra, một số sự kiện tự tổ chức mức phí phát sinh có thể lên đến 50 – 70%. Điều này chắc chắn sẽ khiến bạn bị ảnh hưởng rất lớn về việc tiến triển trong sự nghiệp.
Do vậy, hãy tìm kiếm một công ty sự kiện uy tín để hợp tác. Họ sẽ cam kết chi phí tổ chức không vượt quá chi phí dự kiến. Và bạn hoàn toàn có thể yên tâm về vấn đề này.
Đặc biệt, nếu bạn tổ chức sự kiện tại Hà Nội thì việc này là hoàn toàn cần thiết.
Sau khi hoàn thành các đầu công việc trên thì ở bước này, bạn chỉ cần tổng hợp và trích xuất dữ liệu để báo cáo với sếp. Nếu sếp có đề xuất thay đổi mục nào thì bạn sẽ nghiên cứu và thực hiện tương tự từ bước 1 đến bước 5.
Sẽ rất khó khăn nếu bạn là người chưa có kinh nghiệm xây dựng mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức. Ngay sau đây, Đại Lâm Event sẽ cung cấp cho bạn một mẫu cơ bản thường được sử dụng trong các công ty, doanh nghiệp.
Bạn hãy nhấp vào link này để xem mẫu báo cáo bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện.
Lễ khánh thành nhà máy Artpres to Việt Nam
Cách nhanh và đơn giản nhất để tổ chức một sự kiện thành công mà tiết kiệm chi phí
Đó là ……………
Sử dụng dịch vụ của một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hàng đầu. Và Đại Lâm Event chắc hẳn là sự lựa chọn sáng suốt dành cho bạn.
Khi tìm hiểu về chúng tôi, bạn sẽ nhận thấy:
Vậy còn chần chờ gì nữa mà không liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline 090 320 5559 để được tư vấn chi tiết và nhận báo giá miễn phí.
Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm kế hoạch tổ chức sự kiện chuẩn nhất.
CTY TỔ CHỨC SỰ KIỆN ĐẠI LÂM DAILAM EVENT ORGANIZATION COMPANY., LTD
Trụ sở Hà Nội: Tòa nhà Mỹ Đình Plaza, 138 Trần Bình, P.Mỹ Đình 2, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội.
Chi nhánh Đà Nẵng: Số 20 Lê Đức Thọ, Quận Sơn TRà, TP. Đà Nẵng.
Chi nhánh HCM: Tòa nhà Sofomec Buiding, thành thái, Quận 10, TP.Hồ Chí Minh.
HN: +84 090 320 5559 DN: +84 090 320 5559 HCM: +84 090 320 5559
sales.dailamevent@gmail.com