Nguyên tắc truyền thông sự kiện hiệu quả là gì và liệu có thực sự cần thiết? Có phải bạn đang gặp khó khăn trong việc:

• Muốn marketing sản phẩm/ dịch vụ qua tổ chức event nhưng không biết làm thế nào để thu hút người tham dự?
• Sự kiện đã đến rất gần ngày tổ chức nhưng số người đăng ký tham dự chỉ tính trên đầu ngón tay?
• Nhiều người thậm chí hầu như không biết đến sự kiện của bạn?  
• Dù bạn đã nỗ lực rất nhiều để thu hút khách mời nhưng họ vẫn thờ ơ khi nhận thông tin?

Vậy chắc chắn bài viết này sẽ cực kỳ hữu ích với bạn! Đại Lâm event – công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ đưa ra cho bạn 4 nguyên tắc quan trọng trong truyền thông sự kiện để thu hút nhiều lượt đăng ký tham dự, đưa sự kiện của bạn đạt thành công tối đa.

1. Xác định chuẩn đối tượng khách mời

Xác định đúng đối tượng khách mời thực sự rất quan trọng. Bạn phải dự kiến được danh sách và số lượng khách mời cho sự kiện. Và xem xét dựa trên các yếu tố: Họ có đúng là đối tượng mà bạn muốn hướng đến cho sự kiện lần này không? Họ có nhu cầu tham gia thật sự hay không? Họ có sẵn sàng dành thời gian và chi phí để đến với sự kiện của bạn không?

Hãy tự phác thảo cho mình một chân dung của khách mời sự kiện bao gồm có các tiêu chí thật rõ ràng cụ thể. Như: độ tuổi, giới tính, sở thích, những điều mà họ quan tâm thật sự. Hay thậm chí cả những nỗi băn khoăn, sợ hãi của họ.

Chẳng hạn, khi bạn muốn tổ chức một event quảng bá phần mềm quản lý khách hàng cho doanh nghiệp. Thì đối tượng bạn cần hướng đến là: Chủ công ty – doanh nghiệp, người quản lý có tập khách hàng lớn đang tìm kiếm giải pháp quản lý danh sách data đó, đang muốn cải tiến – nâng cao hiệu suất kinh doanh. Hoặc những người đã từng sử dụng phần mềm quản lý khách hàng nhưng chưa đạt tối ưu được hiệu quả ….

2. Tận dụng tối đa các kênh truyền thông 

Bạn có một kịch bản chương trình thật sự thú vị? Bạn có một team tổ chức sự kiện sáng tạo và nhiệt huyết? Bạn đã lên được danh sách những vị khách mà bạn muốn họ có mặt trong event lần này? Hãy lên kế hoạch truyền thông ngay nào!

Khi nói đến các kênh marketing truyền thông để thu hút sự quan tâm, lan truyền, tạo ra tương tác thì social media là kênh truyền thông uy tín hàng đầu. Lượng truy câp social media lớn nhất thuộc về quotes (trích dẫn). Và 1 số loại hình media (multimedia – như hình ảnh, video) được chia sẻ trong quá trình diễn ra sự kiện (chiếm 37% toàn bộ lượng tin tức cập nhật). Hãy tạo các bản tin có thể chia sẻ rộng rãi. Hay thậm chí là các teaser, banner, trailer, phát sóng trực tiếp (live stream trực tuyến trên các nền tảng mạng xã hội)… trong chương trình của bạn.

Ngoài ra, bạn vẫn nên vận dụng song song các kênh PR truyền thống như treo poster, băng rôn khẩu hiệu , đặt standee ở những nơi công cộng, tạo cho người tham gia không gian đẹp để quay phim chụp ảnh lưu niệm, đưa thông tin sự kiện lên web chính thức của công ty và đảm bảo việc cập nhật các thông tin sự kiện thường xuyên và liên tục nhất có thể.

3. Các hoạt động tương tác sau sự kiện

Bạn không nên bỏ qua công tác marketing sau sự kiện. Bởi công tác truyền thông sự kiện thu hút khách mời tham gia là một quá trình xuyên suốt từ trước – trong – và sau sự kiện. Khi 1 sự kiện kết thúc không có nghĩa là mọi tương tác được chấm dứt hẳn. Thống kê chỉ ra 19% tổng số bài viết trên các mạng xã hội vẫn xoay quanh vấn đề sự kiện – nghĩa là gần như cứ có 5 bài viết về sự kiện thì có ít nhất 1 bài post nói đến chương trình. Do vậy:

• Hãy ghi lại những khoảnh khắc đáng nhớ diễn ra trong sự kiện, đưa lên các kênh truyền thông để thấy được chương trình của bạn rất thú vị, hấp dẫn như thế nào. 
• Hãy khuyến khích mọi người đăng lên trang cá nhân của mình trên mạng xã hội những hình ảnh, video, hoạt động check in hay bày tỏ trải nghiệm, cảm xúc của họ – đây chính là cách bạn marketing cực kỳ hiệu quả mà không hề tốn chi phí.
• Chú ý lắng nghe ý kiến đánh giá từ khách mời. Bên cạnh những nhận xét tích cực, đừng bỏ qua những ý kiến phản hồi góp ý. Chính những điều này sẽ phần nào giúp bạn trưởng thành và chuyên nghiệp hơn có nhiều kinh nghiệm trong những lần tổ chức sau!

4. Tạo cho khách mời cảm giác “thiệt thòi” nếu như họ không tham gia sự kiện (FOMO)

FOMO là 1 cảm giác tiếc nuối hay thậm chí là “sợ hãi” khi phải bỏ lỡ một điều gì đó thực sự có giá trị. Đây là điều tối quan trọng mà bạn cần dành sự quan tâm đặc biệt. Nó sẽ quyết định khách mời có tham gia sự kiện của bạn hay không. Để có thể tạo cảm giác FOMO, tăng động lực tham gia cho khách mời. Thì các content thông tin của bạn nên tập trung chú trọng vào những điều đặc biệt riêng có tại sự kiện:

• Diễn giả nối tiếng, KOLs, khách mời nổi tiếng giàu kinh nghiệm. Được gặp gỡ giao lưu với những người nổi tiếng – thật sự khách mời của bạn khó có thể bỏ qua cơ hội này!
• Hình ảnh sau hậu trường, show cho khách mời xem sự chuẩn bị của bạn, để họ cảm thấy đây là một sự kiện được tổ chức hoành tráng, công phu và không thể bỏ lỡ!
• Giới hạn số lượng chỗ ngồi – những gì càng hiếm có khó tìm, thì giá trị của chúng càng cao. Do vậy hãy cập nhật tình hình đăng ký tham gia với những Title kích thích người đọc, chẳng hạn  “Chỉ còn 20 chỗ ngồi cuối cùng cho những vị khách nhanh tay đăng ký nhất!”  ….
• Quà tặng của sự kiện rất hấp dẫn: ai cũng muốn được tặng quà. Và chắc chắn 1 điều khách mời của bạn sẽ cảm thấy vô cùng hào hứng và bất ngờ khi được nhận một món quà từ sự kiện có in hình logo hoặc câu slogan ý nghĩa. 

5. Tạm kết

Trên đây là 4 nguyên tắc truyền thông sự kiện quan trọng được Đại Lâm event đúc rút bằng kinh nghiệm nhiều năm. Nếu được áp dụng tốt và hiệu quả, chắc chắn bạn sẽ chẳng bao giờ phải lo lắng về các vấn đề như thiếu hụt người tham dự, hay mọi người tỏ ra không mấy quan tâm trước thông báo tổ chức event của bạn nữa. 

Tuy nhiên, việc truyền thông – marketing chỉ là một phần trong kế hoạch tổ chức sự kiện. Vậy tổ chức sự kiện còn những vấn đề nào mà bạn sẽ cần phải quan tâm?  Điều gì cần lưu ý đặc biệt trong mỗi phần? Hãy liên hệ ngay với Đại lâm event để có thể giải đáp các thắc mắc của bạn nhé.