Quy định về tổ chức hội nghị khách hàng

Tổ chức hội nghị khách hàng là sự kiện thường niên của doanh nghiệp, được tổ chức công khai phổ biến hiện nay. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp cứ muốn tổ chức chương trình này thế nào cũng được mà cần phải tuân thủ theo quy định của pháp luật. Nhằm giúp các bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này, chúng tôi xin chia sẻ những quy định về tổ chức hội nghị tri ân khách hàng.

  1. Xin cấp phép

Tổ chức lễ tri ân khách hàng là sự kiện để gắn kết khách hàng với doanh nghiệp, để tri ân khách hàng, lắng nghe ý kiến khách hàng, từ đó giúp doanh nghiệp cải thiện, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ của mình. Đồng thời, đây cũng là dịp để doanh nghiệp giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ mới, quảng bá thương hiệu công ty mà không tốn kém chi phí quảng cáo.

Có thể nói đây là chương trình có quy mô lớn, hội tụ đông người, có cả những khách hàng cũ và khách hàng mới với số lượng lớn.

Vì thế, để tránh truyền bá những nội dung chứa các tư tưởng không hay, sai lệch với quy chuẩn pháp luật, tránh những tư tưởng về lễ giáo phi pháp, các doanh nghiệp muốn tổ chức hội nghị khách hàng thì cần phải xin cấp phép theo quy định của pháp luật.

2. Hồ sơ xin cấp phép

Để xin cấp phép được tổ chức hội nghị khách hàng thì doanh nghiệp cần chuẩn bị một hồ sơ xin cấp phép bao gồm các giấy tờ sau:

  • Đơn xin cấp phép cho tổ chức  sự kiện  (theo mẫu có sẵn)
  • Mục đích của chương trình 
  • Chủ đề, thông điệp và nội dung trong sự kiện mà doanh nghiệp sẽ truyền tải
  • Địa điểm tổ chức, thời gian tiến hành hội nghị 
  • Thành phần tham gia sự kiện (danh sách các khách mời, các đại biểu tham dự, số lượng cụ thể, người trình bày chính trong sự kiện,…)
  • Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Trong trường hợp doanh nghiệp tổ chức hội nghị có yếu tố nước ngoài thì cần phải bổ sung thêm các thông tin về người nước ngoài.

Trong trường hợp doanh nghiệp tổ chức hội nghị thuộc lĩnh vực du học thì cần phải có giấy chứng nhận đăng ký hoạt động lĩnh vực du học. Đồng thời, công ty đó phải cung cấp một số thông tin về trường lớp, các chương trình đào tạo, các loại học bổng du học…

3. Cơ quan có thẩm quyền cấp phép

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết thì không phải bạn thích gửi lên cơ quan nào cũng được mà phải tìm đúng cơ quan có thẩm quyền cấp phép tổ chức event.

Việc tìm đúng cơ quan có thẩm quyền sẽ giúp cho doanh nghiệp nhanh chóng hoàn tất thủ tục xin cấp phép tổ chức hội nghị để nhanh chóng tiến hành chương trình hội nghị khách hàng.

Cơ quan có thẩm quyền cấp phép như sau:

  • Đối với các doanh nghiệp trong nước thì hồ sơ xin cấp phép tổ chức hội nghị khách hàng sẽ nộp tại Sở Ngoại Vụ.
  • Đối với các doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài thì hồ sơ sẽ nộp tại Sở thông tin truyền thông.

Chỉ với những quy định rất đơn giản nhưng nếu doanh nghiệp bạn không nắm rõ thì khi tổ chức hội nghị khách hàng chắc chắn sẽ gặp nhiều trục trặc, làm gián đoạn buổi tổ chức, ảnh hưởng tới công ty.

Vậy nên, nếu bạn đang có ý định tổ chức hội nghị khách hàng thì hãy nhớ một số quy định chung ở trên.

Hy vọng qua những chia sẻ vừa rồi, chúng tôi đã giúp các bạn biết được quy định về tổ chức hội nghị khách hàng. Từ đó, bạn sẽ biết mình cần phải làm những gì để có thể hoàn thành nhanh nhất các thủ tục cần thiết và đảm bảo tiến trình sự kiện hội nghị khách hàng diễn ra tốt đẹp, thành công.

CTY TỔ CHỨC SỰ KIỆN ĐẠI LÂM
DAILAM EVENT ORGANIZATION COMPANY., LTD

Trụ sở Hà Nội: Tòa nhà Mỹ Đình Plaza, 138 Trần Bình, P.Mỹ Đình 2, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội.

Chi nhánh Đà Nẵng: Số 20 Lê Đức Thọ, Quận Sơn TRà, TP. Đà Nẵng.

Chi nhánh HCM: Tòa nhà Sofomec Buiding, thành thái, Quận 10, TP.Hồ Chí Minh.

HN: +84 0903 205 559
DN: +84 0904 669 212
HCM: +84 090 6262 509

Liên hệ với chúng tôi