Xu hướng tổ chức sự kiện online đang ngày càng trở nên phát triển lớn mạnh. Kéo theo đó là dịch vụ tổ chức sự kiện trực tuyến, sự kiện ảo của các công ty tổ chức event lớn trên cả nước.

[contact-form-7 id=”7515″ title=”Đăng ký bài tin tức”]

1. Khái niệm sự kiện online là gì?

Sự kiện online hay còn được gọi là sự kiện trực tuyến hoặc sự kiện ảo. Đây là giải pháp tổ chức event trong thời gian hạn chế tụ tập đông người hiện nay. Khách mời của sự kiện này thường khá đông và ở phạm vi phủ rộng cả nước.

Khách mời tham gia sẽ tham gia sự kiện thông qua các phương tiện hỗ trợ. Như các nền tảng xã hội hoặc các phương thức chuyên dụng khác. Điều làm nên thành công của sự kiện đó chính là ở kịch bản và kinh nghiệm dàn dựng các thiết bị thu phát sóng.

Hình thức tổ chức trực tuyến là không chỉ là biện pháp truyền thông cho doanh nghiệp. Mà đây còn là xu hướng trong tương lai trong ngành tổ chức sự kiện. Ta có thể thấy ưu điểm của hình thức này:

• Sự kiện sẽ tiếp cận với nhiều khách hàng hơn, tăng sức ảnh hưởng truyền thông cho doanh nghiệp.
• Chi phí được tiết giảm cho việc đi lại, địa điểm, đơn vị cung ứng ngoài.
• Tính tương tác với khách hàng gia tăng, gia tăng số lượng khách hàng bằng cách chăm sóc khách hàng qua app.

2. Xu hướng tổ chức sự kiện online lên ngôi

Trước sự phát triển của khoa học công nghệ, sự kiện online là hình thức tổ chức phổ biến. Đó như là một kênh tương tác trực tiếp giữa doanh nghiệp với khách hàng trên toàn cầu. Trước đây, hình thức trực tuyến chỉ ở quy mô nhỏ hoặc phát livestream trên các kênh truyền thông.

Tuy nhiên, trong bối cảnh dịch bệnh, các sự kiện trực tiếp đều bị trì hoãn hoặc không được tổ chức. Nhiều nhà tổ chức đã phải tìm kiếm phương án phù hợp nhằm hạn chế tiếp xúc nơi công cộng. Và sự kiện trực tuyến là biện pháp thích hợp trong hoàn cảnh này. Với những ưu điểm như hạn chế tiếp xúc đông người, tính tương tác cao với số lượng người đông đảo trong thời gian ngắn, sự kiện trực tuyến là công cụ hiệu quả để marketing, truyền thông. Ngoài ra, lợi ích về chi phí, không gian, thời gian cũng là thế mạnh của sự kiện trực tuyến. 

Bện cạnh đó, doanh nghiệp cần lựa chọn cho mình những kênh truyền thông phù hợp. Bạn cần đánh giá, phân tích chuẩn bị những công việc gì liên quan đến sự kiện sẽ tổ chức. Bạn cần chọn những phần mềm trực tuyến để sự kết nối luôn được xuyên suốt trong sự kiện.

3. Tổ chức sự kiện online thành công

3.1. Lên ý tưởng tổ chức sự kiện trực tuyến

Bạn cần phân loại đối tượng và đưa cho người tham dự những gì họ cần. Bạn đừng quên cung cấp cách kết nối thông qua tính năng trò chuyện trên nền tảng trực tuyến.

Một số chủ đề trong các sự kiện online:

• Một cuộc hội thảo/hội nghị khách hàng trục tuyến
• Một cuộc họp cổ dông trực tuyến
• Sự kiện ra mắt sản phẩm trực tuyến
• Những buổi hướng dẫn kỹ năng trực tuyến
• Cuộc phỏng vấn, trao đổi với người nổi tiếng trong ngành của bạn trực tuyến
• Tổ chức buổi học trực tuyến cho khách hàng về kiến thức thuộc ngành/ lĩnh vực bên bạn hoạt động.
• Gameshow, chương trình khuyến mãi mua hàng online

3.2. Lựa chọn nền tảng trực tuyến phù hợp

Bạn sẽ cần nắm được tính chất, quy mô, đối tượng khách mời để quyết định chọn nền tảng phát sóng cho phù hợp. Nếu bạn muốn sự kiện được phát trực tiếp trên kịch bản có sẵn với đối tượng mở, số lượng lớn thì hình thức phát trên facebook, youtube là phương án thích hợp.

Nếu bạn dự định sự kiện giới hạn người tham gia hoặc có thu phí, bạn có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ trên website. Như hội thảo trực tuyến hoặc các phần mềm/app. Bạn cần liên hệ bên thứ ba để cung cấp dịch vụ công nghệ để kết nối với khách mời. Các công cụ này cho phép những tính năng như trò chuyện, đặt câu hỏi, nêu ý kiến, theo dõi lượng tương tác.

Bên cạnh đó, khi tổ chức sự kiện có thu phí, bạn tham khảo những nền tảng bán vé trực tuyến tạo doanh thu, hiệu quả kinh doanh. Các nền tảng này cũng tích hợp hỗ trợ truyền thông cho sự kiện của bạn song song các kênh truyền thông truyền thống.

3.3. Kiểm duyệt nội dung chính của sự kiện

Bạn cần kiểm duyệt nội chung trước khi sự kiện diễn ra. Vì sự kiện sẽ phát trực tiếp.Điều đó khiến bạn tránh được rủi ro, thiếu sót. Với nhân sự như MC, các bài nói của khách mời, những vấn đề đưa ra, những tiết mục giải trí … Tất cả cần được thống nhất trước. Bạn cần chuẩn bị kịch bản với những vấn đề có thể phát sinh khi sự kiện diễn ra.

Sự kiện online sẽ kéo rất nhiều người theo dõi gấp nhiều lần so với sự kiện offline. Bạn cũng có lượng dữ liệu khách hàng tiềm năng cho sự kiện lần sau. Điều này sự kiện offline thường gặp khó khăn để lấy thông tin lượng lớn khách mời. Sự kiện lần sau bạn chỉ cần sử dụng dữ liệu khách hàng sẵn có từ sự kiện trước để tổ chức sự kiện mới mẻ, sáng tạo, thu hút họ lại tham dự online.

Liên hệ ngay với Đại Lâm Event – công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp trên toàn quốc.

Hotline: 090 320 5559