Cách viết kế hoạch tổ chức sự kiện khiến sếp sáng mắt

Là người mới? Bạn đã có cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện tốt nhất chưa? Khi nhìn thấy từ “kế hoạch”, bạn có lập tức bối rối và cảm thấy rất phức tạp. Nhưng trên thực tế, chỉ cần nắm vững một bộ mẫu để viết kế hoạch. Bạn đã có thể điền nội dung trực tiếp và nhanh chóng tạo ra một kế hoạch tổ chức sự kiện.

Vậy một kế hoạch tổ chức sự kiện tốt bao gồm những yếu tố nào? Hãy cùng tôi tìm hiểu nhé!

Yếu tố 1: Mục tiêu hoạt động

tôi đã giới thiệu trước đây, có 4 mục tiêu chung cho các hoạt động. Đó là thu hút mới, thúc đẩy hoạt động, kết thúc giao dịch và lan tỏa. Khi viết mục tiêu hoạt động trong kế hoạch tổ chức sự kiện, chúng tôi không chỉ viết một vài từ để hoàn thành công việc. Mà cần đưa ra các chỉ số cụ thể. Hay nói cách khác, mục tiêu phải định lượng được. Và bạn cần xem xé nó từ hai khía cạnh:

Đầu tiên là xem các dữ liệu của các hoạt động trong quá khứ. Bạn nên so sánh dữ liệu hoạt động trong năm gần đây nhất. Các dữ liệu để dưới dạng chênh lệch giữa khoảng thời gian hoạt động và không hoạt động. Ví dụ như. Số lượng người dùng mới tăng 50% trong thời gian diễn ra sự kiện. Thì bạn có thể lấy con số này làm chỉ tiêu cho sự kiện tương tự tiếp theo.

Thứ hai, bạn có thể nhìn lại thành tích KPI của mình. Ví dụ: tổng mức tăng mục tiêu cho tháng này là 3000 người theo dõi. Bạn có thể tăng thêm 1500 người thông qua các bài báo, ước tính tăng trưởng không phải trả tiền. Và 1500 người còn lại có thể cần các hoạt động để bù đắp. Giả sử bạn muốn thực hiện một sự kiện áp phích phân hạch. Sau khi đọc các sự kiện trước đó, bạn có thể tăng 1.000 người theo dõi. Bạn có thể làm điều tương tự. Tăng khoảng 1.000 người theo dõi và 500 người còn lại sẽ được bổ sung từ các hướng khác. Hoặc bạn có thể nâng cấp giải thưởng, mở rộng kênh quảng bá poster… 

Yếu tố 2: Chủ đề hoạt động

Chúng ta cần một câu chủ đề tốt để nêu rõ những điểm nổi bật của sự kiện. Và thu hút nhiều người dùng tham gia. Hay đây được coi là một mánh lới quảng cáo của một sự kiện. Chủ đề của sự kiện phải đơn giản và rõ ràng. Để người dùng có thể nhìn thấy và cảm nhận được toàn bộ.

Yếu tố 3: Thời gian hoạt động

Việc chọn thời gian sự kiện tương đối đơn giản. Trước tiên, hãy xác định thời gian bắt đầu sự kiện của bạn. Sau đó tính xem sự kiện sẽ kéo dài bao nhiêu ngày. Và rồi bạn có thể khởi chạy thời gian kết thúc sự kiện của mình.

Thời gian bắt đầu của hoạt động thường phụ thuộc vào đầu dầu. Nếu đó là điểm nóng có thể dự đoán được, bạn nên thực hiện hoạt động trước khi điểm nóng dự đoán được xảy ra. Điểm nóng nhỏ thường trước 1 ngày và điểm nóng lớn thường trước 7 ngày. Nếu bạn đang theo đuổi các điểm nóng không thể đoán trước, bạn sẽ theo dõi ngay sau khi các điểm nóng bùng phát. Hoạt động xảy ra càng sớm càng tốt.

Thời gian kết thúc của sự kiện thường dựa trên dữ liệu lịch sử. Bạn cần xem xét khi nào số lượng người dùng tham gia giảm mạnh và khi nào mục tiêu sự kiện có thể đạt được. Thời gian hoạt động không được quá dài. Nếu không người dùng sẽ mất cảm giác khẩn trương, mất nhiệt tình tham gia hoạt động, khó kiểm soát chi phí. 

Yếu tố 4: Hoạt động sáng tạo

Chúng ta đã từng nói về ý tưởng sự kiện trước đây. Trước khi viết kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn nên đề xuất ý tưởng sự kiện. Tốt nhất bạn nên nhận được sự chấp thuận của sếp cho ý tưởng này. Sau đó viết bản kế hoạch tổ chức sự kiện. Điều này giúp bạn tiết kiệm công sức. Tôi đã làm việc chăm chỉ để viết một kế hoạch tổ chức sự kiện. Và sau đó làm lại. Trong một chương trình tổ chức sự kiện, điều chúng ta cần là mô tả rõ ràng ý tưởng sáng tạo của sự kiện trong một câu. Đồng thời nó cũng nên tỏ ra đáng tin cậy và hấp dẫn. 

Khi viết ý tưởng sự kiện, chúng ta phải tự hỏi mình ba câu hỏi:

  1. Lối chơi / sáng tạo là gì?
  2. Điểm nổi bật của ý tưởng này là gì?
  3. Đối với những loại người dùng mục tiêu?

Bạn có thể viết trực tiếp câu trả lời cho 3 câu hỏi này. Sau đó tạo thành một hoặc hai câu. Đó có thể sẽ là ý tưởng sự kiện tốt và sáng tạo của bạn đó.

Yếu tố 5: Quá trình hoạt động

Quá trình hoạt động là một phần quan trọng trong việc khuyến khích người dùng tham gia. Bạn có thể vẽ tất cả các quá trình người dùng tham gia. Và kết hợp chúng thành một biểu đồ chi tiết. Loại sơ đồ này tương đối đơn giản. Người mới có thể dễ dàng bắt đầu hơn. Có nhiều công cụ để vẽ sơ đồ hoạt động, chẳng hạn như PPT, AI…  Bạn chỉ cần thành thạo một trong số chúng. 

Ngoài ra, biểu đồ luồng hoạt động không nhất thiết phải sử dụng hình thức trình bày này. Tuy hình thức biểu đồ trực quan hơn nhưng nếu quy trình của bạn rất đơn giản, bạn cũng có thể trực tiếp mô tả rõ ràng bằng lời nói. 

Yếu tố 6: Các kênh quảng cáo

Như chúng tôi đã nói trước đây, quy trình chuyển đổi sự kiện trước tiên là hiển thị thông tin sự kiện trên kênh. Sau đó là thu hút người dùng tham gia vào sự kiện thông qua thiết kế quy trình sự kiện. Và cuối cùng hướng dẫn người dùng đạt được các hành vi cụ thể.

Có bao nhiêu kênh cần được quảng bá? Bạn có thể kể đến như trang web, cộng đồng, tài khoản phương tiện mới, SMS, các kênh quảng cáo của bên thứ ba. Việc lựa chọn các kênh quảng bá này chủ yếu phụ thuộc vào nguồn lực bạn có trong tay. 

Yếu tố 7: Ngân sách hoạt động

Ngân sách hoạt động thường bao gồm 3 phần chính. Một là chi phí của các kênh quảng bá. Hai là chi phí công nghệ, thiết kế, nội dung và các nguồn lực khác trong quá trình hoạt động. Và cuối cùng là phí giải thưởng.

Nếu có nhiều loại chi phí, chúng tôi sẽ liệt kê chung một bảng, thường sẽ bao gồm chi phí, số lượng và tổng chi phí. Sau khi tất cả các khoản chi phí được xác định, chúng tôi phải tính toán tổng chi phí. Và sau đó xem liệu lợi ích của hoạt động có vượt xa tổng chi phí hay không, để tránh lợi nhuận thu được nhỏ hơn tổn thất sau khi kết thúc hoạt động.

Nếu bạn còn đang phân vân khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện, hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ nhé!

Công ty TNHH Tổ Chức Sự Kiện Đại Lâm

Địa chỉ: Tòa nhà Mỹ Đình Plaza, Số 138 Trần Bình- Mỹ Đình- Nam Từ Liêm- Hà Nội

Hotline: 0903 205 559

Website: tochucsukiendailam.com

CTY TỔ CHỨC SỰ KIỆN ĐẠI LÂM
DAILAM EVENT ORGANIZATION COMPANY., LTD

Trụ sở Hà Nội: Tòa nhà Mỹ Đình Plaza, 138 Trần Bình, P.Mỹ Đình 2, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội.

Chi nhánh Đà Nẵng: Số 20 Lê Đức Thọ, Quận Sơn TRà, TP. Đà Nẵng.

Chi nhánh HCM: Tòa nhà Sofomec Buiding, thành thái, Quận 10, TP.Hồ Chí Minh.

HN: +84 0903 205 559
DN: +84 0904 669 212
HCM: +84 090 6262 509

Liên hệ với chúng tôi