Quy trình tổ chức khai trương sẽ được mô tả chi tiết trong bài viết dưới đây. Ngoài ra, Đại Lâm Event sẽ gợi ý cho bạn một số thông tin cực kỳ hữu ích để tổ chức lễ khai trương thành công và sáng tạo nhất. 

Đó là: Kịch bản khai trương chuẩn và chi tiết nhất được biên soạn bởi đội ngũ chuyên gia sự kiện của công ty tổ chức sự kiện Đại Lâm. 

Lễ khai trương TOYOTA Giải Phóng – Chi nhánh Nam Định

1. Một số lưu ý khi tổ chức khai trương

Lễ khai trương, tên tiếng anh là Grand Opening, là một trong những sự kiện trọng đại của doanh nghiệp. 

Lễ khai trương được tổ chức với mục đích đánh dấu sự ra mắt cửa hàng, showroom, chi nhánh công ty… và gắn kết mối quan hệ làm ăn với các đối tác, nhà cung cấp, nhà đầu tư, khách hàng… 

Để tổ chức lễ khai trương thành công và sáng tạo, bạn cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Thời gian và địa điểm tổ chức 
• Mâm cúng khai trương và văn khấn khai trương
• Thời gian gửi thiệp mời cho khách mời
• Ý tưởng tổ chức khai trương
• Màu sắc và thiên hướng thiết kế phù hợp với doanh nghiệp
• …

Ngoài ra, trong bài viết này, bạn sẽ có thêm những kiến thức bổ ích về quy trình tổ chức lễ khai trương. Từ đó, bạn sẽ có một số ý tưởng nhất định về nội dung và cách thức tổ chức.

2. Quy trình tổ chức khai trương chuẩn nhất

Sau đây, Đại Lâm Event sẽ cung cấp cho bạn các hạng mục chính trong quy trình tổ chức mọi lễ khai trương. Ngoài ra, tùy thuộc vào mục đích tổ chức, văn hóa doanh nghiệp cũng như nhu cầu khác mà doanh nghiệp có thể thêm bớt cho phù hợp. 

Bạn còn chần chờ gì nữa? Hãy liên hệ ngay qua hotline 090 320 5559 để được giải đáp mọi thắc mắc về tổ chức sự kiện. Ngoài ra, bạn còn nhận được thêm các thông tin khác như kịch bản, báo giá tổ chức… 

Lễ khai trương Hymalaya Health Spa tại thành phố Hồ Chí Minh

2.1. Lên ý tưởng tổ chức lễ khai trương 

Trước khi định hình ý tưởng tổ chức, bạn nên liệt kê đầy đủ các yếu tố sau:

• Mục đích tổ chức: Một sự kiện khai trương có thể tổ chức với nhiều mục đích khác nhau. Như ra mắt cơ sở mới, quảng bá hình ảnh doanh nghiệp, tri ân khách hàng… Do vậy, xác định chính xác mục đích tổ chức sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tổ chức có hiệu quả hơn. 
• Ngành nghề kinh doanh: Mỗi ngành nghề kinh doanh sẽ có xu hướng tổ chức và yêu cầu khác nhau. Do vậy, bạn cần trau dồi thêm kiến thức về mảng này để có ý tưởng tổ chức hay nhất. 
• Số lượng khách mời: Yếu tố này thường quyết định đến rất nhiều hạng mục, như địa điểm tổ chức, trang thiết bị, các vấn đề hậu cần khác. 
• Ngân sách dự kiến: Ngân sách là yếu tố quan trọng đặc biệt. Bởi nó sẽ quyết định bạn nên tổ chức theo hướng nào và tổ chức những hoạt động gì. 

Một gợi ý nhỏ cho bạn trong bước này đó là hãy liệt kê tối đa các ý tưởng có thể tổ chức. Sau đó, bạn sẽ lọc dần chúng theo những tiêu chí đã đề ra trước đó. 

2.2. Lên timeline chi tiết cho buổi lễ khai trương

Trong bước này, bạn sẽ xác định rõ hơn các hạng mục tổ chức và thời gian triển khai cũng như đối tượng phụ trách thực hiện.

Một số check list bạn cần quan tâm đặc biệt là:

• Thời gian tổ chức: phải phù hợp với lịch trình của hầu hết các khách mời và hợp với phong thủy của chủ doanh nghiệp.
• Địa điểm tổ chức: Thường tổ chức ngay tại cửa hàng, showroom, công ty mới. Do vậy, bạn cần chuẩn bị các công việc hậu cần như chỗ để xe, nhà vệ sinh, phòng chờ…
• Thiết bị sự kiện: Lên danh sách các thiết bị cần thuê cho lễ khai trương, thường là hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, cổng chào, bàn ghế, thảm đỏ…
• Nhân sự sự kiện: Lên danh sách số lượng lễ tân, nhóm múa lân sư rồng, ca sĩ, nhóm nhảy… và các yêu cầu liên quan. 
• Danh mục thiết kế: Thiết kế sân khấu, backdrop, khu vực check-in, banner sự kiện hay các tài liệu in ấn khác phục vụ cho hoạt động quảng bá doanh nghiệp.
• Các hoạt động khác: Tiết mục văn nghệ, vòng quay may mắn, chương trình tìm hiểu doanh nghiệp… 
• …

2.3. Xây dựng kịch bản khai trương chi tiết

Bạn có thể tham khảo thông tin này trên website của Đại Lâm Event hoặc khung kịch bản khai trương được mô phỏng trong hình ảnh dưới đây. 

Khung kịch bản khai trương chung nhất cho mọi sự kiện

Sau thời gian chuẩn bị các hoạt động trên, bạn sẽ đến bước tiếp theo trong quy trình tổ chức khai trương. Đó là:

2.4. Set up sự kiện khai trương

Trong bước này, bạn sẽ thực hiện một số đầu công việc sau:

• Thiết kế khu vực cổng chào đón khách (cổng hơi, thảm đỏ, banner giới thiệu sự kiện…)
• Thiết kế khu vực phòng chờ cho khách mời VIP
• Set up khu vực tổ chức khai trương, bao gồm sân khấu, khu vực chỗ ngồi của khách mời, khu vực tiệc (tiệc trà tea break hoặc tiệc mặn)
• Thiết kế, lắp ráp các thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình LED…
• Tổ chức tổng duyệt sự kiện trước khi diễn ra chính thức

2.5. Tổ chức lễ khai trương chính thức

Nhiệm vụ của bạn trong bước này là kiểm tra, giám sát tiến trình thực hiện các hoạt động xem có giống với kịch bản, kế hoạch đã lập ra trước đó hay không.

Sau đó, tổng kết và rút kinh nghiệm tổ chức cho các sự kiện tiếp theo. 

3. Đại Lâm Event – công ty tổ chức khai trương trọn gói

Đại Lâm Event là công ty tổ chức khai trương hàng đầu tại khu vực miền Bắc.

Chúng tôi sở hữu nhiều yếu tố mà không phải đơn vị sự kiện nào cũng có được. Đó là:

• Kinh nghiệm: Đại Lâm có gần 20 năm kinh nghiệm tổ chức hàng nghìn lễ khai trương cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước. Chúng tôi am hiểu nhu cầu, mong muốn và cách thức tổ chức một sự kiện thành công.
• Nhân sự: Đại Lâm luôn chú trọng vấn đề đào tạo. Do vậy cho đến nay, Đại Lâm đã sở hữu hàng chục chuyên gai tổ chức sự kiện có kinh nghiệm ít nhất trên 5 năm và đã từng quản lý tổ chức hàng chục sự kiện.
• Trang thiết bị: Do nhu cầu sử dụng liên tục và di chuyển ở nhiều tỉnh thành trên toàn quốc, nên Đại Lâm đã xây dựng hệ thống kho thiết bị sự kiện tại nhiều tỉnh thành trọng yếu. Do đó, bạn hoàn toàn có thể thuê thiết bị tổ chức sự kiện của chúng tôi với giá siêu ưu đãi. 

Đến với Đại Lâm, bạn sẽ đến với giá trị dịch vụ chuyên nghiệp ở một công ty sự kiện hàng đầu. Chúng tôi cam kết tổ chức sự kiện thành công, sáng tạo, độc đáo, có hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

Vì vậy, nếu bạn có nhu cầu tổ chức sự kiện thì hãy liên hệ ngay với Đại Lâm Event để được tư vấn và giải đáp mọi thắc mắc một cách nhanh nhất. 

Hotline 090 320 5559 – Mr. Tùng.