Tại sao nên tổ chức tổng duyệt sự kiện trước khi diễn ra?

Tại sao nên tổ chức tổng duyệt sự kiện trước khi diễn ra?

Tổng duyệt sự kiện là một trong những bước quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện thành công. Tuy nhiên, do tiết kiệm chi phí tổ chức nên một số công ty, doanh nghiệp đã cắt giảm khâu tổng duyệt và khiến sự kiện xảy ra các rủi ro khác nhau.

Trong bài viết này, công ty tổ chức sự kiện Đại Lâm sẽ cho bạn thấy rõ hơn tầm quan trọng của tổ chức tổng duyệt và sự cần thiết của nó.

Tại sao nên tổ chức tổng duyệt sự kiện trước khi diễn ra?

Tổ chức tổng duyệt lễ khai mạc SEA Games 31

Tổng duyệt sự kiện là gì?

Tổng duyệt sự kiện là một bước trong quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Đây là hoạt động khớp nối các khâu lại với nhau để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công và suôn sẻ. Có thể nói, tổ chức tổng duyệt cũng giống như đang tổ chức sự kiện. Bởi các thành phần tham gia đều làm tròn trách nhiệm của mình. MC sẽ dẫn chương trình như thật. Các tiết mục nghệ thuật, các khách mời phát biểu đều lên thực hiện để đảm bảo không có các sai xót xảy ra.

Bởi dù là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất thì họ cũng không thể tính đến những trường hợp “oái oăm” không thể dự phòng trước. Do vậy, khi tổ chức tổng kết thì họ có thể nhận thấy một số điểm cần chỉnh sửa và bổ sung để khi tổ chức sự kiện thật được thành công. 

Thời gian tổ chức tổng duyệt sự kiện

Thời gian tổ chức tổng duyệt thường sẽ phụ thuộc vào quy mô sự kiện. Đối với các sự kiện lớn, chẳng hạn như sự kiện tầm quốc gia, sự kiện thời trang hay các sự kiện của tập đoàn lớn thì tổng duyệt sẽ được tổ chức trước khoảng 1 đến 2 ngày. Còn đối với các sự kiện nhỏ như lễ khai trương, khởi công, hội nghị khách hàng… thì sẽ được tổ chức trước khoảng 1 đến 2 tiếng trước khi sự kiện chính được tổ chức. 

Tầm quan trọng của tổng duyệt sự kiện

Tầm quan trọng của tổng duyệt sự kiện

Tổng duyệt cho sự kiện lễ hội Điểm hẹn Mũi Cà Mau

Tổng duyệt là hoạt động then chốt cuối cùng trước khi chính thức tổ chức sự kiện. Khi tổ chức tổng duyệt, các thành viên tham gia sự kiện sẽ có thêm một cơ hội để thực hiện. Họ sẽ có nhiệm vụ thực hiện các hoạt động theo như kịch bản và bên tổ chức sẽ nhận xét, tìm ra các sai xót và chỉnh sửa bổ sung nếu có.

Đại Lâm đã từng chứng kiến một số sự kiện gặp rủi ro khi không tổ chức tổng duyệt. Chẳng hạn như hội nghị khách hàng của doanh nghiệp, trong tiết mục nghệ thuật chào sân, khi hiệu ứng sân khấu (âm thanh và ánh sáng) đã bắt nhịp cho giai điệu của bài nhảy nhưng NHẠC BÀI NHẢY lại sai. Nguyên nhân là do người gửi nhạc và nhóm nhảy là hai đối tượng khác nhau. Do vậy, mọi người chỉ hỏi nhau có nhạc chưa chứ bên vũ đoàn không kiểm tra lại nhạc nhảy của mình. Còn nhiều sự kiện khác thì do doanh nghiệp chủ quan nên hoạt động phát biểu bị chiếm thời gian quá lâu khiến cho các vũ đoàn bức xúc ra về. Và sự kiện đó không có phần trình diễn nghệ thuật. Thật đáng tiếc.

Hoặc bạn có thể xem thêm một rủi ro khi không tổ chức tổng duyệt đó là việc ca sĩ hát không nhớ lời trong sự kiện trực tiếp chào mừng ngày quốc khánh mùng 2/9.

Tổng kết

Như vậy có thể thấy, tổng duyệt sự kiện là khâu rất quan trọng và nên được tổ chức. Do đó, doanh nghiệp không nên tiết kiệm chi phí của hoạt động này để khiến sự kiện gặp nhiều rủi ro không đáng có.

Nếu bạn có nhu cầu tổ chức sự kiện thì hãy liên hệ ngay với công ty tổ chức sự kiện Đại Lâm qua hotline 090 320 5559 để được tư vấn chi tiết nhất. Đại Lâm luôn đồng hành cùng bạn trong những sự kiện thành công!

CTY TỔ CHỨC SỰ KIỆN ĐẠI LÂM
DAILAM EVENT ORGANIZATION COMPANY., LTD

Trụ sở Hà Nội: Tòa nhà Mỹ Đình Plaza, 138 Trần Bình, P.Mỹ Đình 2, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội.

Chi nhánh Đà Nẵng: Số 20 Lê Đức Thọ, Quận Sơn TRà, TP. Đà Nẵng.

Chi nhánh HCM: Tòa nhà Sofomec Buiding, thành thái, Quận 10, TP.Hồ Chí Minh.

Liên hệ với chúng tôi
https://789bethv.com/ https://789bet.house/