Tổ chức hội thảo là một sự kiện quan trọng, nhằm quảng bá sản phẩm và thúc đẩy thương hiệu của doanh nghiệp. Do tính chất và số lượng khách mời khác nhau, việc lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo cũng phải lựa chọn cẩn thận và tỉ mỉ.

Lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo phù hợp với quy mô sự kiện

Quy mô hội thảo là yếu tố quan trọng, quyết định ảnh hưởng đến việc lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo. Đối với hội thảo nhỏ, cần lựa chọn quy mô cụ thể. Đặc biệt, đối với các hội thảo mang tính chuyên môn, mang tính đặc thù thì nên mời ít hơn 100 người.

Việc lựa chọn địa điểm theo quy mô sẽ tương đối đơn giản. Doanh nghiệp có thể lựa chọn tổ chức hội thảo theo hai hình thức:

• Trong nhà
• Ngoài trời

Một vài địa điểm thích hợp tổ chức hội thảo: phòng họp lớn của cơ quan, các trung tâm tổ chức sự kiện, hội trường cơ quan,…

Hội thảo có quy mô lớn bắt buộc phải tổ chức ở ngoài trời.

Lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo theo tính chất sự kiện

Tính chất quyết định tới không gian của buổi hội thảo. Với những hội thảo học thuật, hội thảo khoa học,… địa điểm tốt nhất chính là các phòng họp kín như hội trường, phòng họp lớn.

Sự lựa chọn địa điểm tạo nên:

• Sự trang trọng và nghiêm túc cho buổi hội thảo
• Tạo không gian riêng tư, tránh tiếng ồn
• Đảm bảo chất lượng chương trình

>>> Những loại hình tổ chức tiệc gala dinner cho doanh nghiệp

Lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo phù hợp với nhu cầu về thiết bị sự kiện

Vấn đề mà doanh nghiệp quan tâm tiếp theo là thiết bị tổ chức sự kiện. Đối với những sự kiện có quy mô lớn, các thiết bị hỗ trợ sẽ cần nhiều hơn và chất lượng cao hơn.

Các thiết bị quan trọng, không thể thiếu khi tổ chức sự kiện là: dàn âm thanh – ánh sáng, mic, máy chiếu,…

Sau khi đã xem xét hai yếu tố về quy mô và tính chất của hội thảo. Vấn đề tiếp theo mà doanh nghiệp cần quan tâm là thiết bị của sự kiện. Đối với những hội thảo có quy mô lớn, các thiết bị hỗ trợ sẽ cần nhiều hơn và chất lượng tốt hơn các hội thảo quy mô nhỏ.

Tương tự, hội thảo học thuật sẽ cần nhiều thiết bị phục vụ cho tính chất trình chiếu: máy chiếu, màn hình Led,…

Tham khảo thêm: Hoạch định chi phí tổ chức hội nghị khách hàng cho doanh nghiệp

Lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo dựa theo hình thức

Với những hội thảo chuyên nghiệp, sang trọng, doanh nghiệp nên tổ chức sự kiện ở những địa điểm sang trọng, có hình thức đẹp mắt. Chẳng hạn như khách sạn, phòng họp lớn tại trung tâm tổ chức sự kiện, resort…

Đối với tính chất hội thảo cởi mở và không quá chuyên nghiệp. Doanh nghiệp có thể lựa chọn tổ chức ở những địa điểm vừa tầm về chất lượng và chi phí bỏ ra. Đặc biệt, hội nghị phải đảm bảo tính lịch sự và thoải mái cho người tham dự.

Lưu ý, các buổi hội thảo thường không kèm theo bữa tiệc. Doanh nghiệp nên đảm bảo hình thức về không gian bài trí, trang thiết bị kĩ thuật.

Tuy nhiên, đối với hội thảo dài ngày, doanh nghiệp nên chuẩn bị tiệc cho khách mời tham gia. Lựa chọn địa điểm đảm bảo được về mặt thời gian cũng như chất lượng phục vụ.