Tổ chức hội nghị khách hàng cần một quy trình bài bản và chuyên nghiệp, đầy đủ các khâu. Nếu không xác lập được quy trình tổ chức, sự kiện của bạn sẽ không rạch ròi trong từng khâu và dễ xảy ra tình trạng khó khăn trong khâu tổ chức.

Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng – Xác định mục đích buổi lễ

Bước đầu tiên trong quy trình tổ chức hội nghị khách hàng là xác định mục tiêu mà hội nghị hướng đến. Để làm rõ được mục đích này, doanh nghiệp cần xác định xem họ hướng tới đối tượng nào, với ý nghĩa nào. Sau cùng, lợi ích đạt được sau buổi lễ là gì?

Lựa chọn địa điểm, thời gian phù hợp

Địa điểm, thời gian là 2 yếu tố chủ chốt, quan trọng khi bắt tay vào tổ chức sự kiện. Trong quy trình này, doanh nghiệp cần có một thời gian cụ thể.

Lưu ý khi chọn thời gian:

• Chọn ngày nghỉ hoặc buổi tối.
• Chọn thời gian tạo thuận tiện cho khách mời.

Bên cạnh đó, khi chọn được thời gian. Người tổ chức sẽ nhanh chóng chọn được địa điểm phù hợp.

Xin giấy phép đăng ký thực hiện hội nghị khách hàng

Mọi sự kiện lớn nhỏ đều phải đăng ký, xin giấy phép hoạt động từ phía chính quyền địa phương. Đặc biệt, đối với những sự kiện ngoài trời, có treo băng rôn quảng cáo

Vấn đề xin giấy phép thường được thực hiện đầu tiên, ngay sau khi lựa chọn được địa điểm.

Xây dựng, lên kịch bản chi tiết cho hội nghị khách hàng

Kịch bản chính là yếu tố quan trọng, là nội dung chính mà toàn bộ sự kiện muốn nhắm đến. Kịch bản sẽ ảnh hưởng nhiều đến thành công trong quy trình tổ chức hội nghị khách hàng.

Kịch bản sẽ bao gồm:

• Toàn bộ các tiết mục văn nghệ.
• Phân công nhân sự, MC.
• Lên thời gian, địa điểm.
• Xác định những rủi ro thường mắc phải.

Gửi thư cho khách mời

Thư mời không chỉ là phương tiện để thông báo địa điểm, thời gian. Mà còn thể hiện sự tôn trọng của nhà tổ chức với khách mời.

Lưu ý, chủ doanh nghiệp nên gửi thư mời sớm. Thời gian lý tưởng là trước 2 tuần trước khi sự kiện được tổ chức. Lúc này, khách hàng sẽ xác nhận và dễ dàng chuẩn bị đồ ăn hơn.

Công tác chuẩn bị trước chương trình

Công tác chuẩn bị trước chương trình bao gồm:

• Chuẩn bị sân khấu sự kiện.
• Chuẩn bị thiết bị âm thanh – ánh sáng.
• Trang trí khu vực sự kiện.
• Chuẩn bị tiết mục văn nghệ…

Người tổ chức nên chuẩn bị đầy đủ trong khâu set-up, kiểm tra lại tất cả các hạng mục. Lưu ý, bạn nên tổng duyệt sân khấu, chỉnh đốn toàn bộ nhân sự,… Chỉ lúc này mới đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ và theo đúng kế hoạch.

Tham khảo thêm: Kịch bản hội nghị khách hàng

Chăm sóc khách hàng

Sau khi kết thúc chương trình, vấn đề chăm sóc khách hàng là khâu quan trọng. Khâu này sẽ cho thấy sự chuyên nghiệp, cho biết hội nghị của mình có đạt được mục đích đề ra hay không.

Hơn hết, đây là cơ hội thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp đối với khách hàng. Qua đó, gây ấn tượng về hình ảnh doanh nghiệp, thu hút khách hàng tiềm năng.

Trên đây là quy trình tổ chức hội nghị khách hàng giúp quý khách tham khảo, tổ chức thành công sự kiện. Ngoài ra, quý khách có thể liên hệ công ty sự kiện để có những tư vấn chuyên nghiệp nhất.