Cuối năm thường là thời điểm thích hợp để doanh nghiệp tổ chức các chương trình hội nghị khách hàng. Bởi đây không những là cơ hội để quy tụ các đại lý, nhà phân phối, đối tác hay khách hàng quan trọng mà còn là dịp để tri ân, họp bàn những mục tiêu phát triển cho năm kế tiếp. 

Tuy nhiên, trong quá trình tổ chức, nhiều sự kiện hội nghị đã phát sinh ra các rủi ro không đáng có, ảnh hưởng nghiêm trọng đến trải nghiệm tham dự của khách hàng. Chính vì vậy, Đại Lâm Event sẽ chỉ ra cho bạn một số sai lầm thường gặp khi tổ chức hội nghị khách hàng cho doanh nghiệp. 

Làm thế nào để tổ chức hội nghị khách hàng thành công?

1. Nguyên nhân dẫ đến rủi ro khi tổ chức hội nghị khách hàng

Không phải bàn cãi nhiều khi nói đến tầm quan trọng của hội nghị khách hàng, nhất là với các công ty chuyên về sản xuất. Họ có thể kinh doanh và phát triển được là nhờ hiệu quả trong quá trình tìm kiếm, mở rộng các đại lý, nhà phân phối trên toàn quốc. 

Do vậy mà hàng năm, các công ty này đều tổ chức những hội nghị khách hàng thật hoành tráng để tiếp đón các đại lý, nhà phân phối, đối tác của họ.

Tuy nhiên, nhiều sự kiện hội nghị khách hàng lại được tổ chức thiếu chuyên nghiệp. Dẫn đến trải nghiệm khách hàng vô cùng tệ, thậm chí còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến mối quan hệ hợp tác làm ăn. 

Trong 20 năm qua, Đại Lâm đã chứng kiến rất nhiều các trường hợp thực tế đau lòng này. Và nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ:

1.1. Đơn vị tổ chức thiếu kinh nghiệm “thực chiến”

Thật sự như vậy, cùng với sự phát triển của nền kinh tế thì các công ty sự kiện cũng “mọc ra như nấm”.

Theo thống kê thì trên thị trường hiện nay có khoảng hơn 3.000 công ty kinh doanh trong ngành tổ chức sự kiện. Quả thực là một con số ấn tượng.

Tuy nhiên, do thiếu kinh nghiệm tổ chức thực tế cũng như không được định hướng bởi các chuyên gia nên nhiều sự kiện đã xảy ra rủi ro. Ảnh hưởng nghiêm trọng đến hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt khách hàng.

Đó cũng là lý do vì sao Đại Lâm khuyên bạn nên tìm kiếm và hợp tác với các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

1.2. Suy nghĩ “lối mòn” của doanh nghiệp

Nhiều công ty thường giao cho nhân viên phụ trách tổ chức, nhưng chỉ đưa ra kinh phí bằng vài phần so với kinh phí tổ chức thông thường. Nên bắt buộc nhân sự đó phải lựa chọn một công ty sự kiện có phí quản lý thấp, thuê nhân sự chất lượng kém, không cần lên ý tưởng, sáng tạo kịch bản mới, thuê trang thiết bị “cũ, hay hỏng hóc”…

Và như vậy, thì rủi ro sự kiện đã lên đến hơn 80%. Đây là điều tất yếu.

2. Các sai lầm thường gặp khi tổ chức hội nghị khách hàng

Cố gắng tiết kiệm chi phí, không sáng tạo kịch bản, nhân sự không chuyên nghiệp… là các sai lầm thường mắc phải khi tổ chức hội nghị tri ân khách hàng của doanh nghiệp.

Các sai lầm thường gặp khi tổ chức hội nghị khách hàng

2.1. Cố gắng tiết kiệm chi phí 

Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là điều đầu tiên bạn phải thực hiện khi được giao nhiệm vụ quản lý, tổ chức một event nào đó của công ty, và hội nghị khách hàng cũng không ngoại lệ.

Thực tế cho thấy, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có tâm lý cố gắng tiết kiệm kinh phí nhất có thể. Thậm chí là tiết kiệm mù quáng. Từ đó dẫn đến nhiều hệ lụy không thể kiểm soát được, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sự kiện. 

2.2. Kịch bản không sáng tạo

Khách hàng sẽ cảm thấy vô cùng nhàm chán nếu kịch bản hội nghị khách hàng của công ty không có sự thay đổi, sáng tạo, khác biệt so với các sự kiện cơ  bản khác.

Trong một sự kiện, yếu tố cho thấy trình độ chuyên nghiệp của một công ty sự kiện nằm ở kịch bản, ý tưởng và chủ đề tổ chức. Ý tưởng phải thật sáng tạo, khác biệt, thể hiện được tinh thần, mục đích, văn hóa doanh nghiệp thì mới đạt yêu cầu.

Ngoài ra, kịch bản phải được “nhào lặn” để thật hấp dẫn, kịch tính, mới lạ, dẫn dắt được luồng cảm xúc của khách mời đến tham dự. 

2.3. Nhân sự thiếu chuyên nghiệp

Trong sự kiện hội nghị tri ân khách hàng thì đội ngũ PG, lễ tân có vai trò rất quan trọng.

Thứ nhất, họ là ấn tượng, hình ảnh đầu tiên mà khách hàng thấy khi đến tham dự sự kiện.

Thứ hai, đội ngũ này còn có nhiệm vụ dẫn dắt khách mời về vị trí, bố trí khách về những phòng chờ khác nhau, hướng dẫn khách tham gia các chương trình, mini game nếu có.

Ngoài ra, đội ngũ PG, lễ tân còn được coi là cổng thông tin trực tiếp của mọi khách hàng. Họ sẽ giải đáp bất kỳ thông tin nào về doanh nghiệp, sự kiện, các hoạt động được tổ chức.

Do vậy, nếu thuê đội PG thiếu kinh nghiệm sẽ là một rủi ro rất lớn, ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của buổi lễ.

Liên hệ 090 320 5559 để được tư vấn tổ chức sự kiện chi tiết. 

Xem thêm: Lợi ích khi tổ chức hội nghị khách hàng đối với mọi doanh nghiệp