Các doanh nghiệp, tổ chức tại Việt Nam thường ưu ái lựa chọn gala dinner như một sự kiện thường niên. Với mục đích giúp doanh nghiệp gặp mặt, tri ân khách hàng, đối tác làm ăn và cán bộ nhân viên của công ty, đây là một sự kiện có tầm quan trọng. Để đảm bảo đêm gala diễn ra thành công các yếu tố cơ bản phải được đầy đủ. Và một trong số đó là yếu tố thời gian trong tổ chức gala dinner.

Nội dung bài viết

1. Đảm bảo số lượng khách mời
2. Chọn lựa thời tiết thuận lợi
3. Thời gian chuẩn bị

1. Đảm bảo số lượng khách mời

Khách mời là đối tượng chính mà bữa tiệc hướng đến. Vì vậy việc đảm bảo khách mời đến tham dự đông đủ là cực kì quan trọng. Nếu thiếu vắng đi những khách mời then chốt hoặc số lượng khách mời ít hơn dự kiến quá nhiều, cả sự kiện sẽ được coi là thất bại và không hoàn thành được mục đích tổ chức ban đầu.

Đơn vị tổ chức nên chọn lựa những ngày nghỉ lễ hoặc cuối tuần. Đây là thời điểm đa số mọi người thường có thời gian rảnh. Vì gala dinner không bị quá phụ thuộc vào một thời điểm cụ thể nào, ta có thể linh dộng chọn lựa thời gian sao cho phù hợp nhất. Thông thường, sau khi kết thúc một dự án hặc kế hoạch lớn, doanh nghiệp sẽ tổ chức gala dinner.

2. Chọn lựa thời tiết thuận lợi

Thời tiết sẽ ảnh hưởng rất lớn đến gala dinner, đặc biệt là những bữa tiệc ngoài trời. Một ngày mát trời với những cơn gió dịu sẽ tôn thêm phần thú vị cho sự kiện. Ngược lại nếu không chú ý chọn ngày giông bão, cả sự kiện có thể đứng trước nguy cơ bị hủy.

Thời tiết vẫn luôn là yếu tố gây đau đầu đối với mọi đơn vị tổ chức. Bởi yếu tố khách quan này khá khó phòng tránh và lường trước. Vì vậy theo dõi dự báo thời tiết sát sao để chọn lựa ngày tổ chức đẹp trời là vô cùng quan trọng. Ngoài ra tùy vào từng thời điểm trong năm, ban tổ chức sẽ phải bố trí chủ đề và trang thiết bị phụ kiện phù hợp. Như việc chọn lựa những chủ đề mùa hè và lắp đặt hệ thống máy lạnh để tạo sự thoải mái cho khách mời.

3. Thời gian chuẩn bị

Để có được một đêm gala thành công, đơn vị tổ chức cần có thời gian đầy đủ để lên kế hoạch và chuẩn bị chương trình chu đáo. Các khâu lựa chọn địa điểm tổ chức, viết kịch bản, diễn thử,… dều phải có một khoảng thời gian phù hợp để đạt kết quả cao.

Yếu tố thời gian trong tổ chức gala dinner đóng góp một vai trò vô cùng quan trọng. Ngoài thời gian, các yếu tố khác cũng có vị trí thiết yếu không kém. Nếu có nhu cầu được tư vấn và hỗ trợ tổ chức sự kiện, bạn hãy liên hệ chúng tôi – Công ty tổ chức sự kiên Đại Lâm nhé.

>>> Kinh nghiệm tổ chức Gala Dinner thành công cho doanh nghiệp