5W1H trong tổ chức sự kiện - Nguyên tắc sáng tạo

5W1H trong tổ chức sự kiện – Nguyên tắc sáng tạo

5W1H trong tổ chức sự kiện là nguyên tắc sáng tạo được vận dụng triệt để ở tất cả các loại hình sự kiện. Cùng Đại Lâm Event – công ty tổ chức event chuyên nghiệp –  tìm hiểu chi tiết về nguyên tắc 5W1H trong bài viết dưới đây.

 

5W1H - Nguyên tắc sáng tạo trong tổ chức sự kiện

5W1H trong tổ chức event – Nguyên tắc sáng tạo

1. Ý nghĩa của nguyên tắc 5W1H trong tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một ngành đặc thù. Vừa có thiên hướng cứng nhắc khi phải tuân thủ quy trình, giấy tờ pháp luật. Lại vừa có thiên hướng nghệ thuật sáng tạo hấp dẫn. Vì vậy, để tổ chức một sự kiện thành công không phải điều đơn giản. Để có thể cân bằng giữa yếu tố cứng nhắc và nghệ thuật trong sự kiện, các chuyên gia đã xây dựng một nguyên tắc gọi là 5W1H. Đây có thể coi là nguyên tắc bất di bất dịch khi sáng tạo và lập kế hoạch tổ chức sự kiện.

5W1H bao gồm: Why – What – When – Where – Who – How.

 

2. Tìm hiểu chi tiết về nguyên tắc 5W1H trong sự kiện

2.1. Why – Tại sao?

Để đạt được thành công ở bất kỳ công việc hay kế hoạch nào, chúng ta đều cần trả lời câu hỏi “Why – Tại sao?’. Và tổ chức sự kiện cũng như vậy. Bạn sẽ cần trả lời tổ chức sự kiện nhằm mục đích gì? Mục đích sẽ quyết định hướng đi và cách làm sự kiện đó. Vì vậy, việc xác định được chính xác lý do tổ chức là gì sẽ giúp bạn đi đúng hướng trong quá trình xây dựng kế hoạch cũng như lên kịch bản, chương trình. Ngoài ra, việc xác định mục đích còn giúp bạn sử dụng nguồn lực có hiệu quả tốt nhất.

2.2. What – Cái gì?

What là câu hỏi để bạn có thể hình dung rõ hơn về sự kiện. Từ câu trả lời, bạn có thể hiểu được vai trò của tổ chức sự kiện. Bạn hãy bắt đầu hành trình bằng cách trả lời những câu hỏi dưới đây:

  • Ý tưởng, chủ đề của sự kiện là gì?
  • Nội dung kịch bản chương trình sự kiện.
  • Ngân sách dự trù là bao nhiêu? Phân loại các khoản phí cố định và các khoản phí ước chừng.

2.3. Who – Ai?

Câu hỏi này là nhắm vào việc xác định đối tượng trong sự kiện. Kể cả nhà tổ chức cũng như những khách mời tham dự. Bạn cần xác định:

  • Đơn vị tổ chức sự kiện của bạn là công ty nào? Kinh nghiệm bao nhiêu năm? 
  • Số lượng khách mời tham gia sự kiện là bao nhiêu? Phân loại khách VIP và khách mời thông thường.
  • Làm thế nào để đảm bảo khách mời tham dự đông đủ nhất. Thực hiện các đề về thiệp mời, số lượng bàn ghế.

2.4. When – Khi nào?

Nội dung muốn đề cập ở đây là thời gian tổ chức sự kiện. Vấn đề này đặc biệt quan trọng. Bởi bạn không chỉ cần lựa chọn khung thời gian phù hợp với thể loại sự kiện, thời gian của khách mời cũng như hợp với phong thủ, tâm linh. Một số sự kiện đặc biệt cần chú ý là khai trương, khởi công, ra mắt sản phẩm mới… 

Việc xác định thời gian tổ chức cần căn cứ vào:

  • Mục đích, mục tiêu của sự kiện
  • Đặc điểm chung của sự kiện, ngành hàng, sản phẩm
  • Mong muốn của đông đảo khách hàng
  • Đặc điểm thời tiết, khí hậu

2.5. Where – Ở đâu?

Tổ chức sự kiện ở đâu là hợp lý nhất? Hiện tại, không chỉ ở các thành phố lớn như Hà Nội, Hồ Chí Minh, mà ở tất cả các tỉnh thành đều có các địa điểm lý tưởng để tổ chức. Như các khách sạn, nhà hàng, phòng họp, sân vận động ngoài trời… Ngoài ra, đối với các sự kiện khởi công, động thổ hay kick off thì thường được tổ chức ngay tại dự án đó. 

Một lưu ý khi tổ chức đó là bạn cần tìm địa điểm thuận tiện giao thông, có chỗ đỗ xe. Và quan trọng là phong cách trang trí phù hợp với mục đích tổ chức sự kiện của bạn.

2.6. How – Như thế nào?

Đây là nguyên tắc cuối nhưng vô cùng quan trọng trong tổ chức sự kiện. Nó sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi nên tổ chức sự kiện như thế nào? Việc gì cần làm trước, việc gì cần làm sau? 

Nếu kế hoạch tổ chức được chuẩn bị kỹ càng, chi tiết và hợp lý thì chương trình càng có điểm điểm nhấn. Và chắn chắn khách mời của bạn sẽ không thể quên được những ấn tượng trong sự kiện.

 

3. Đại Lâm Event – Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sáng tạo

 

Đại Lâm Event - Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sáng tạo

 

Với kinh nghiệm tổ chức hàng nghìn các sự kiện đủ thể loại. Từ khai trương, khởi công đến hội nghị, hội thảo, lễ ra mắt sản phẩm mới. Đại Lâm có thể cam kết tổ chức sự kiện thành công không có rủi ro với bất kỳ khách hàng nào. Với chúng tôi, sự kiện là nghệ thuật nơi các nhà sáng tạo được thỏa sức thể hiện trình độ và đam mê. Mỗi sự kiện sẽ trở thành đứa con cưng mà bạn có thể tự hào mỗi khi nhắc đến.

Liên hệ ngay với Đại Lâm để nhận ưu đãi lên đến hàng chục triệu đồng được triết khấu ngay trong hợp đồng. 

Hotline: 090 320 5559

Email: sales.dailamevent@gmail.com

CTY TỔ CHỨC SỰ KIỆN ĐẠI LÂM
DAILAM EVENT ORGANIZATION COMPANY., LTD

Trụ sở Hà Nội: Tòa nhà Mỹ Đình Plaza, 138 Trần Bình, P.Mỹ Đình 2, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội.

Chi nhánh Đà Nẵng: Số 20 Lê Đức Thọ, Quận Sơn TRà, TP. Đà Nẵng.

Chi nhánh HCM: Tòa nhà Sofomec Buiding, thành thái, Quận 10, TP.Hồ Chí Minh.

HN: +84 0903 205 559
DN: +84 0904 669 212
HCM: +84 090 6262 509

Liên hệ với chúng tôi