Tổ chức sự kiện là hoạt động ngày càng phổ biến, là cơ hội quảng bá, giới thiệu tên tuổi cho doanh nghiệp, công ty. Tuy nhiên, để có một sự kiện diễn ra thành công, bạn nên thực hiện nhiều việc trong khâu chuẩn bị, trong đó có công đoạn lên chương trình tổ chức sự kiện.

1. Lên chương trình tổ chức sự kiện

1.1. Định hình sự kiện chương trình tổ chức sự kiện

Thực tế, nhiều đơn vị vẫn nhầm lẫn giữa một số loại hình sự kiện khác nhau. Điển hình phải kể đến lễ khai trương và lễ khánh thành. Khi nhầm lẫn sẽ gây ảnh hưởng rất lớn đến quá trình tổ chức sự kiện.

Bởi chỉ khi xác định đúng hình thức của sự kiện, bạn mới có thể chuẩn bị và xây dựng nội dung. Trong đó, kịch bản chương trình cần xây dựng một cách hợp lý.

Do  đó, bước đầu tiên trong quy trình tổ chức sự kiện là định hình được loại sự kiện. Bạn cần nghiên cứu trước các hình thức sự kiện hiện nay đã và đang được tổ chức.

Ngoài ra, bạn có thể liên hệ với một số đơn vị, công ty chuyên tổ chức sự kiện để được tư vấn và hỗ trợ xây dựng sự kiện.

1.2. Xác định thông điệp chương trình tổ chức sự kiện

Mỗi sự kiện diễn ra đều hướng tới một mục tiêu, thông điệp nhất định. Chính vì vậy, bạn nên xác định đúng thông điệp chính mà buổi lễ muốn truyền tải đến.

Thông điệp này sẽ đi xuyên suốt sự kiện. Việc xây dựng thông điệp cần bám sát nội dung và mục đích mà sự kiện hướng tới. 

Xây dựng thông điệp cần:

• Ngắn gọn và xúc tích.
• Sâu lắng, dễ đi vào lòng người.
• Sức lan toả lớn.

Đặc biệt, một slogan hài hước có thể lan truyền hiệu ứng mạnh mẽ.

1.3. Lên kế hoạch, chương trình sự kiện

Lên các tiết mục thu hút sự chú ý

Nội dung các tiết mục cần bám sát các vấn đề chính, mục đích mà chương trình hướng đến. Chẳng hạn như tiết mục văn nghệ, biểu diễn ca nhạc,vv… 

Đặc biệt, phải kể đến sự xuất hiện của các nghệ sĩ nổi tiếng. Yếu tố này càng thu hút nhiều người xem hơn, đặc biệt là phía báo giới và truyền thông. 

Các tiết mục đó phải truyền tải thông điệp khi lên chương trình sự kiện

Thông điệp luôn là yếu tố rất quan trọng của sự kiện. Đây được xem là dấu ấn riêng, tạo nên sự khác biệt so với các chương trình khác. 

Chính vì thế, việc khéo léo đưa nội dung thông điệp vào kịch bản tổ chức sự kiện thông qua một số các tiết mục là vô cùng cần thiết.

Về cơ bản, thông điệp cần được đề cập ngay từ phần giới thiệu đầu chương trình và phần bế mạc sự kiện. Đầu tiên, quý vị cần tận dụng những thời khắc cao trào trong quá trình tổ chức để khẳng định rõ thông điệp muốn gửi gắm.

Điều này mang lại hiệu quả truyền thông mạnh mẽ tới công chúng.

Các tiết mục xây dựng không khí cho chương trình tổ chức sự kiện

Để mang lại cầu không khí tươi vui cho chương trình, bạn nên bổ sung một số hoạt động như:

• Tổ chức trò chơi.
• Chương trình bốc thăm trúng thưởng.
• Quay số may mắn.

Những tiết mục này sẽ giúp chương trình trở nên sôi nổi, hấp dẫn hơn, tránh gây nhàm chán.

Ngoài ra, các tiết mục như: dance tự do, cheer up, flash mod… cũng mang lại bầu không khí rất hứng khởi.

2. Quy trình tổ chức sự kiện

Nhận thông tin từ khách hàng/cấp trên: Người làm sự kiện sẽ tiếp nhận các thông tin yêu cầu từ khách hàng hoặc cấp trên (tổ chức sự kiện cho công ty mình) để có được những hình dung ban đầu về sự kiện.

Lên ý tưởng chủ đạo và chủ đề của sự kiện: Sau khi đã có được những thông tin yêu cầu, team sự kiện sẽ tiến hành họp bàn lên ý tưởng chủ đạo và chủ đề cho sự kiện. Ý tưởng chủ đạo được ví như “linh hồn của event”.

Lập kế hoạch tổ chức.

Thuyết trình kế hoạch.

Tổ chức triển khai.

Tổng kết, đánh giá và báo cáo.

Tham khảo thêm: 5 yếu tố tạo nên một sự kiện ấn tượng