Tổ chức lễ khởi công tại đây nói riêng và tổ chức sự kiện nói chung đều có tầm quan trọng nhất định đối với các doanh nghiệp. Để Pr và quảng bá hình ảnh doanh nghiệp đến với công chúng, thì bắt buộc các sự kiện đều phải thành công và có điểm nhấn. Hôm nay chúng ta cùng tìm hiểu quy trình tổ chức lễ khởi công cho doanh nghiệp như thế nào?

Chuẩn bị cho buổi lễ khởi công

Để chuẩn bị cho buổi lễ khởi công được thuận lợi, bạn cần thực hiện một số công việc sau đây.

Xin giấy phép khởi công

Không phải công trình nào muốn khởi công xây dựng là đều có thể tiến hành tự phát, đặc biệt các công trình lớn. Bạn muốn làm lễ khởi công cho công trình của bạn, bạn cần phải tìm hiểu xem nó đã đủ điều kiện khởi công cho. Kế tiếp đó là hoàn thành thủ tục hồ sơ để xin giấy phép tại cơ quan có chức năng.

Điều kiện để tổ chức khởi công phải đầy đủ các yếu tố sau:

– Mặt bằng xây dựng được bàn giao theo tiến độ xây dựng.

– Giấy phép xây dựng theo quy định

– Thiết kế bản vẽ thi công từng hạng mục đã được kiểm duyệt

– Hợp đồng thi công công trình

– Đủ nguồn vốn đảm bảo theo tiến độ và những biện pháp đảm bảo vệ sinh môi trường trong quá trình thi công.

Thông báo truyền thông về buổi lễ khởi công

Đối với các doanh nghiệp, khởi công nhà máy hay các công trình lớn đều phải thực hiện thông báo “lệnh khởi công” đến với các phương tiện truyền thông và công chúng. Đây cũng là khâu truyền thông trước sự kiện, để quảng bá cho công trình sắp tới.

Bước này là đại diện cho hình ảnh của doanh nghiệp, nên phải chuẩn bị cẩn thận từ thông điệp truyền thông cho đến quy trình làm việc.

• Có thể bạn quan tâm: Những lưu ý khi tổ chức lễ khởi công

Từng bước chuẩn bị cho sự kiện

Để sự kiện được tổ chức thành công tốt nhất, bạn cần phải lưu ý chuẩn bị đầy đủ các bước dưới đây

– Lên kế hoạch cho sự kiện: chọn địa điểm; thời gian, khảo sát vị trí lên market cho chương trình.

– Lên timeline kịch bản lễ khởi công phục vụ chương trình. Kịch bản là khung xương, để người quản lý sự kiện dễ dàng điều phối chương trình.

– Lên danh sách khách mời chi tiết

– Phân chia công việc cụ thể cho từng nhân sự quản lý

– Liên hệ các nhà thầu cung cấp trang thiết bị phục vụ: bàn, ghế, nhà bạt, âm thanh, ánh sáng, đồ trang trí…

– Chuẩn bị dụng cụ thực hiện nghi thức khởi công: xẻng, hộc cát, mũ bảo hộ, bao tay

– Ngoài ra không thể thiếu nhân sự phục vụ: PG, Lễ tân, MC dẫn chương trình, ,…

Trong ngày thực hiện lễ khởi công

Set up trước buổi lễ

Dựa vào market và kế hoạch để thực hiện set up cho buổi lễ:

– Khu vực cổng chào cần có: cổng hơi, biển chỉ dẫn, cột barrie và thảm đỏ, phướn dọc 2 bên đường, cây cảnh, banner dọc, banner ngang…

– Khu vực làm lễ: thi công lắp đặt nhà bạt, sân khấu, bàn ghế, trang trí, set up âm thanh, ánh sáng…

– Khu vực khởi công cần bày sẵn hộc cát, trang thiết bị cho nghi thức khởi công

– Quét dọn sạch sẽ chuẩn bị cho buổi lễ

Trong khi thực hiện buổi lễ

Buổi lễ cần bám sát kịch bản chương trình, timeline không xảy ra sai sót gì:

– Tiếp đón khách mời và các vị đại biểu

– Mc dẫn chương trình tuyên bố lí do, mục đích

– Giới thiệu thành phần là đại biểu, khách mời… tham dự.

– Chương trình biểu diễn văn nghệ chào mừng, múa lân, biểu diễn tiết mục văn nghệ xen kẽ…​

– Chủ đầu tư và các bên liên quan phát biểu

– Thực hiện nghi thức khởi công

– Tổ chức ăn tiệc (nếu có)

Kết thúc buổi lễ khởi công

– Tháo dỡ thu dọn, nghiệm thu trang thiết bị.

– Dọn dẹp vệ sinh sạch sẽ

Trên đây là quy trình cơ bản cho buổi lễ khởi công. Để buổi lễ diễn ra được thuận lợi thì người tổ chức cần nắm vũng quy trình, lên được kế hoạch tốt và kịch bản chi tiết. Là một công ty sự kiện chuyên nghiệp trên 10 năm; Đại Lâm rất hân hạnh được hợp tác với quý khách hàng trong những sự kiện sắp tới của mình.