Tổ chức sự kiện ngoài trời là xu hướng được tổ chức nhiều hiện nay. Bởi nó tạo không gian rộng rãi, thoáng mát cho sự kiện và khách mời. Việc trang trí cũng tự do và thể hiện được đậm cá tính của buổi tiệc. Nhưng không ít người ngần ngại bởi vấn đề thời tiết. Đó là rủi ro đặc biệt lớn và khó kiểm soát. Nhất là với những người làm sự kiện còn non trẻ.

Hãy liên hệ và nhận tư vấn từ các công ty tổ chức sự kiện hàng đầu. Bạn sẽ có ý tưởng và kế hoạch để dự phòng cho các yếu tố bất ngờ này. Khôi phục lại sự tự tin và bắt đầu tổ chức sự kiện ngay thôi.

1. Lựa chọn ngày tổ chức sự kiện

Ngày tổ chức sự kiện không chỉ cần lựa chọn theo tâm linh, phong thủy. Mà còn lựa chọn để phù hợp với không gian, thời gian, thời tiết. Một ngày mưa bão dù có tốt lành với mệnh tuổi của gia chủ sự kiện cũng sẽ bị loại trừ.

Để đảm bảo sự kiện diễn ra vào ngày thời tiết tốt. Bạn hãy chủ động liên hệ với trung tâm dự báo có uy tín. Để có được thông tin dự báo chính xác và nhanh nhất. Nhằm đưa ra phương án và kế hoạch lựa chọn ngày tổ chức sự kiện.

Tham khảo thêm: Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời 100% thành công tại đây

2. Mua bảo hiểm cho sự kiện

Phương pháp này thường được sử dụng tại nước ngoài. Khi các loại hình bảo hiểm dành cho sự kiện trở nên đa dạng. Và có các điều khoản luật quy định chặt chẽ. Nhằm hạn chế thấp nhất những thiệt hại cho đơn vị tổ chức khi rủi ro xảy ra. Ngoài điều khoản bảo hiểm cho các vấn đề về thời tiết. Còn có các loại bảo hiểm đối với trường hợp chương trình bị dừng, tạm hoãn. Vì những lý do bất khả kháng. Hoặc gặp rủi ro từ phía đơn vị tài trợ…

3. Chuẩn bị sẵn các thiết bị chống mưa bão 

3.1. Lưu  ý cơ bản với các thiết bị

Đây là điều cần thiết nếu sự kiện của bạn được tổ chức vào mùa mưa. Bởi sự thay đổi nhanh chóng của thời tiết là điều khó lường trước. Và các thiết bị âm thanh, ánh sáng sự kiện đều khá lớn và cồng kềnh.Cũng như rất đắt đỏ. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng các thiết bị này được bảo vệ an toàn trước thời tiết mưa bão.

Nhóm cần che chắn đầu tiên là thiết bị điện tử. Như âm thanh, ánh sáng, các máy chiếu, đường dây điện… Hãy kê các thiết bị này cao hơn so với mặt đất, che chắn kỹ. Không để nước mưa ảnh hưởng, dẫn đến chập cháy, hư hại.

Nhóm tiếp theo là trang thiết bị khác như bàn ghế, khăn, thảm, hoa trang trí, các thiết bị khác. Nếu có thể di chuyển sớm bạn hãy di chuyển đến nơi khô ráo. Các thiết bị ngoài trời khác cũng cần đảm bảo đủ trọng lượng để không bị thổi bay. Hoặc có thể neo đậu cố định. Và chú ý, các vật dụng trang trí cho sân khấu sự kiện nên sử dụng những vật liệu chịu được điều kiện ngoài trời. Để tránh hư hại nếu gặp thời tiết xấu.

3.2. Lưu ý riêng với khu vực điều khiển (control center)

Khu vực điều khiển là trọng tâm chính của sự kiện. Nó được bố trí rất nhiều các thiết bị điện tử ngoại vi. Và những vật dụng trang trí sang trọng, đắt tiền. Ngoài ra, đây còn là vị trí để các đại biểu phát biểu. Và nhóm nhảy, nhóm múa trình diễn các tiết mục nghệ thuật đặc sắc. Vì vậy, bạn nên setup sẵn nhà tránh mưa hoặc ô dù cỡ lớn ngay từ đầu.

Một số loại ô dù, lều bạt thường hay sử dụng có đường kính từ 20 – 28m. Ưu điểm của loại này là thời gian thi công và lắp đặt nhanh chóng. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng nhà bạn dựng từ các khung truss. Đặc điểm của kiểu này là nhà bạt chắn chắn và thẩm mỹ hơn các loại ô tròn. Nhưng thời gian setup sẽ lâu hơn nên bạn cần đặc biệt lưu ý.

4. Luôn chuẩn bị sẵn phương án B

Kế hoạch B là điều cần được lên kế hoạch trước đối với những sự kiện được tổ chức ngoài trời. Bởi không chỉ có tác nhân thời tiết mà còn rất nhiều các tác nhân khác có thể ảnh hưởng. Vậy nên, dù kế hoạch chính có hoàn mỹ như thế nào. Bạn vẫn nên yêu cầu các công ty tổ chức sự kiện lên thêm kế hoạch dự phòng. Để dù gặp phải trường hợp xấu, bạn vẫn có thể làm chủ tình hình. Và nhanh chóng xử lý để sự kiện đi đúng kế hoạch đã định.

4.1. Dời lịch tổ chức sự kiện

Thay đổi lịch trình sự kiện chỉ được tính đến đối với các sự kiện lớn. Với quy mô từ vài chục đến vài trăm nghìn người. Như các sự kiện ca nhạc, hội thảo lớn… Ban tổ chức sẽ hoãn lịch và tổ chức lại một buổi khác. Vấn đề của phương án này là nghệ thuật xử lý đám đông. Bởi dời lịch không chỉ gây tổn thất lớn về chi phí cho ban tổ chức. Như chi phí thuê địa điểm, trang thiế bị, trang phục, thuê các nghệ nhân…Mà nó còn có thể tạo ra sự phản đối từ các khách mời và người tham dự. 

4.2. Thay đổi từ sự kiện outdoor thành indoor

Để thay đổi sự kiện ngoài trời thành sự kiện trong nhà, bạn cần có một kế hoạch thật chặt chẽ. Những sự kiện thường hay sử dụng phương án này là sự kiện ra mắt sản phẩm mới, khai trương, hội nghị tri ân khách hàng… Bởi những sự kiện này trừ trường hợp đặc biệt mới sử dụng phương án dời lịch tổ chức. 

Để có thể thực hiện phương án này, đầu tiên bạn hãy lực chọn địa điểm tổ chức phù hợp. Hãy lựa chọn địa điểm ngoài trời gần với các trung tâm tổ chức sự kiện hoặc các trang viên nhỏ. Điều này còn tùy thuộc vào lượng khách mời trong sự kiện. Ngoài ra, bạn cần chuẩn bị trước các trang thiết bị như ô dù, lều bạt, dây dẫn… để chuyển hướng cũng như hướng dẫn khách mời di chuyển.

Để có thông tin chi tiết hơn về các lên phương án, hãy gọi ngay tới hotline: 090 320 5559. Các chuyên gia sự kiện sẽ tư vấn hỗ trợ bạn hoàn toàn miễn phí.

Ngoài ra, bạn có thể tương tác trực tiếp với Đại Lâm qua messenger, zalo, email trên web. Đại Lâm hân hạnh được đồng hành cùng bạn trong các sự kiện rực rỡ.