Khi tổ chức sự kiện tại đây muốn nhắm đúng đối tượng mà đạt hiệu quả cao, ít tốn kém, người tổ chức luôn biết tận dụng hiệu quả các công cụ truyền thông. Dưới đây là một số công cụ truyền thông sự kiện vô cùng hiệu quả.

1. Truyền thông hiệu quả thông qua báo chí

Báo chí là kênh phương tiện truyền thông đạt hiệu quả lớn và là đối thủ của nhiều phương tiện truyền thông khác.

Đến ngày nay, báo chí vẫn có tầm ảnh hưởng lớn đến xã hội. Chính vì vậy, sự kiện để thành công luôn cần sự có mặt của báo chí.

Một thông báo báo chí lôi cuốn và cung cấp đầy đủ thông tin sẽ nhận được phía quan tâm từ người đọc. Lưu ý, tránh để họ nghĩ rằng đây là một bài quảng cáo PR.

Nội dung của thông cáo báo chí phải trả lời 5 câu hỏi:

• What: cái gì.
• Who: ai
• When: khi nào.
• Where: ở đâu.
• Why: tại sao.

2. Truyền thông hiệu quả thông qua website

Hiện nay, hầu hết các công ty, doanh nghiệp đều có website riêng và luôn cố gắng duy trì nó.

Mỗi công ty, doanh nghiệp nên tạo ra website có thiết kế đẹp mắt, đơn giản nhưng để lại ấn tượng để quảng bá sản phẩm.

Website đang dần trở thành kênh thông tin truyền thông hữu hiệu và phổ biến nhất hiện nay cho mọi doanh nghiệp.

3. Truyền thông qua Internet, mạng xã hội,…

Đây là những công cụ vô cùng nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm khi muốn lan truyền thông tin.

Người tổ chức chỉ cần gửi e-mail thông báo đến các đối tượng nhắm tới. Những người này sẽ chuyển thông tin đến người khác nếu sản phẩm ấy thật sự mang lại hiệu quả.

Những trang mạng xã hội khá nổi tiếng tại Việt Nam có thể kể đến như: Facebook, Google+, Zingme…

4. Chuẩn bị phương tiện truyền thông hiệu quả

Sự kiện bạn tổ chức sẽ đạt hiệu quả cao hơn khi đầy đủ thông tin cơ bản về:

• Tổ chức, ban tổ chức.
• Logo, banner.
• Thông cáo báo chí…

Người tổ chức cũng nên photo các bài viết hay những bức ảnh nói về sự kiện bạn chuẩn bị tổ chức. Bạn cũng có thể ghi lại những lời chứng thực của nhân vật nổi tiếng từng đến trải nghiệm.

Ngoài ra, bạn cũng nên viết một bức thư ngắn gọn với đầy đủ thông tin cá nhân, tạo thành một bộ press kit.

5. Truyền thông hiệu quả qua việc tận dụng mối quan hệ

Các mối quan hệ của bạn sẽ là truyền thông offline vô cùng hữu ích. Nguồn truyền thông này vô cùng đáng tin cậy.

Nguồn offline này có thể đến từ đội ngũ:

• Mặc đồng phục mũ áo, đeo balo.
• Đội ngũ mặc đồ in logo.

1. Một số lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiện ngoài trời
2. Vai trò của tổ chức sự kiện trong hoạt động của doanh nghiệp